Google Workspace vs Microsoft 365 – ce ar trebui să alegi?

Antreprenorii aflați într-o etapă timpurie a dezvoltării afacerilor lor, mici și mari, se confruntă cu o alegere critică care va determina ce instrumente va folosi echipa lor pentru cooperare, comunicare, stocare de date și multe altele. Deși există numeroase soluții pe piață, bătălia pentru clienții care au nevoie de un serviciu cloud care oferă acces all-in-one bazat pe abonament are loc în principal între Microsoft 365, cunoscut și Microsoft Office, vs Google Workspace (G Suite).

De ce este importantă această comparație?

De obicei, evităm să comparăm software-ul de productivitate pentru birou și pentru dispozitiv Google și Office 365 (Word, Excel, Powerpoint) din cauza afirmațiilor (justificate) că o companie care are titlul de Google Premier Partner nu poate fi obiectivă.

Cu toate acestea, am decis să preluăm acest subiect din cauza feedback-ului clienților noștri și a unei liste de întrebări frecvente. Se dovedește că, deși factorii de decizie din companii nu au probleme cu o evaluare independentă a funcționalității atât a serviciilor, cât și a sferei de aplicare a acestora, le este dificil să tragă concluzii globale despre aplicațiile Office, aplicații desktop, Google Workspace (G Suite) sau cloud.

De aceea, am decis să enumerăm asemănările și diferențele de bază dintre servicii și să prezentăm un profil generalizat al organizațiilor care au deja această decizie în spatele lor. Sperăm că datorită acestui lucru, persoanele care încă ezită între Google Workspace (G Suite) și Office 365 vor lua decizia cea mai potrivită nevoilor lor, un cont premium Google sau varianta Outlook.

Google Workspace (G Suite) vs. Microsoft 365 – asemănări

Google Workspace și Microsoft Office 365 nu sunt opuse, aplicațiile din Office 365 au un echivalent în Google Workspace. Există mii de funcții asemănătoare în fiecare aplicație, fie Word, Excel și Powerpoint. În plus, produc fișiere cu aceleași extensii (.doc, .xls etc.), deci sunt compatibile. Poți deschide un document Google în Word și invers, documente Google Docs în desktop, în Word.

Abonament – ambele suite de productivitate pentru birou sunt servicii pe care le poți „închiria” pentru o anumită perioadă. Fiecare licență cumpărată este un cont pentru un utilizator Microsoft Office 365 sau Google. Datorită acestui lucru, nu trebuie să te decizi asupra unei investiții mari în avans, iar scalarea afacerilor este doar o problemă de a cumpăra mai multe licențe sau de a actualiza pachetul.

Instrumente de comunicare – atât Microsoft 365 cât și Google Workspace oferă o adresă de e mail pentru domeniu, spațiu pentru conferințe video, platformă de schimb de informații și chat de grup. Outlook cu Teams pentru un cont Microsoft și Gmail cu Google Meet integrat în chat oferă posibilități similare în acest sens.

Software de birou – Funcțiile aplicațiilor Google Workspace și Microsoft 365 se suprapun într-o mare măsură, cu toate acestea Google a fost creat ca software auto-cloud, în timp ce Microsoft oferă încă planuri și programe clasice nemuritoare de care aveți nevoie. În ambele servicii, putem coopera pe fișierele de pe internet și le putem partaja cu persoane din afara organizației noastre.

Securitate – ambele servicii cloud lasă administratorilor un control maxim asupra datelor companiei și a securității și acces la spațiu de stocare desktop, pe dispozitiv sau în OneDrive, Office 365.

Google Workspace vs Microsoft 365 – diferențe

Gmail și Outlook – Cea mai mare diferență între serviciile Microsoft Office 365 și Google este vizibilă în căsuța poștală. Google a integrat Gmail cu toate aplicațiile Google Workspace, astfel încât utilizatorii să poată avea e-mailuri, chat-uri, documente și conferințe video simultan într-o fereastră a browserului, indiferent de spațiu de stocare. Datorită acestui fapt, poți menține comunicarea externă și internă sub control fără a comuta file, așa cum se procedează în aplicații Office 365. Gmail, serviciul de mail Google, este cunoscut și pentru opțiunile sale avansate de căutare, disponibile pentru mobile și desktop. Cu toate acestea, susținătorii clienților de e-mail local preferă în continuare Microsoft Outlook în locul Gmail.

Funcționalitatea software-ului de productivitate de birou în întreprindere – Deși Google Workspace câștigă în domeniul comunicării și optimizării pentru munca online, programele Microsoft Office 365oferă în continuare cele mai multe posibilități de editare a fișierelor și de efectuare a operațiunilor complexe în Powerpoint și foile de calcul Excel.

Stocare cloud – Spațiul de stocare poate fi un alt diferențiator, în special când vorbim de spațiu de stocare OneDrive. Microsoft Office 365 oferă acces utilizatorilor 1 TB pe OneDrive în orice pachet, în timp ce în Google Workspace capacitatea depinde de doi factori – varianta de serviciu și numărul de utilizatori. În pachetul de bază, fiecare cont are 30 GB spațiu, în pachetul Business este de 1 TB de spațiu, dar atunci când există mai mult de 5 licențe, organizația câștigă spațiu nelimitat în Google Drive.

Google Workspace vs. Microsoft 365 – care este mai ieftin?

Există o șansă imensă ca atât tu, cât și angajații tăi să utilizați deja aplicațiile Office 365 și Google Workspace. Ambele servicii oferă variante gratuite pentru utilizatorii individuali care configurează un cont Gmail sau Office 365.

Variantele private oferă aceleași aplicații și funcții, dar nu oferă mai multe soluții cheie de afaceri:

• domeniu personalizat în e-mail,
• spațiu vast de stocare în cloud,
• opțiuni de gestionare conturi și dispozitive,
• integrare cu alte instrumente de afaceri și aplicații.

Dacă administrezi o organizație care dorește să-și marcheze clar prezența pe Internet, să arate profesional în ochii clienților și, în același timp, să lucreze liber online, atunci ai nevoie de Google Workspace sau Office 365 în una dintre variantele de business sau business premium. Costurile ambelor servicii nu diferă mult.

Prețurile nete Microsoft 365 pe utilizator pe lună:

• Microsoft 365 Business Basic – 4,20 € cu angajament anual; puteți să faceți upgrade la:
• Microsoft 365 Business Standard – 10,50 € cu angajament anual / 12,60 € cu angajament lunar
• Microsoft 365 Business Premium – 16,90 € cu angajament anual

Prețuri nete Google Workspace pe utilizator pe lună: 

• Google Workspace Business Starter – 5,20 € cu angajament lunar
• Google Workspace Business Standard – € 10,40 cu angajament lunar
• Google Workspace Business Plus – 23 € cu angajament lunar
• În anumite condiții, poți obține o reducere de 10% cu un angajament anual. Apoi, prețurile sunt de 4,68 EUR pentru Business Starter și 9,36 € pentru Business Standard pentru clienții noi, la primele 20 de conturi.

Cum iei o decizie?

Costul serviciului nu trebuie să fie singurul factor care influențează deciziile șefilor echipelor responsabile. Ce altceva trebuie luat în considerare când alegi între Google Workspace și Office 365?

Stil de lucru într-o organizație – puteți utiliza mobilitatea și versatilitatea instrumentelor sau mai mult pe funcționalitatea avansată a soluțiilor locale? Pentru un mod de lucru de birou mai static și tradițional – desktop și pc uri, interfața aplicațiilor Office, Office 365 se va descurca mai bine, în timp ce echipele flexibile ar trebui să aleagă Google Workspace – documente interconetate într-un singur domeniu, ușurința aplicațiilor Google, securitate și planuri ușor de accesat în cloud. Aveți nevoie de o singură parolă pentru a accesa toate aceste aplicații și pentru a accede la documente și fișiere.

Preferințele și obiceiurile echipei – unii angajați din Generația X au studiat și lucrează în programele locale Microsoft și Office 365. În schimb, Millennials și succesorii lor sunt obișnuiți cu Gmail și prosperă în colaborarea online din aplicațiile web. Dacă echipa dvs și întreaga companie este numeroasă și diversă, este mai bine să rezolvați schimbările cheie ale sistemului în timpul unei discuții colective urmate de votare.

Sugestii pentru viitorii administratori de sistem – comoditatea nu se rezumă numai la funcțiile aplicațiilor în sine, ci și la panoul consolei pentru gestionarea securității, conturilor, integrării și arhivării de date. Doar administratorii vor avea acces la aceste opțiuni, motiv pentru care este atât de important să consultăm această decizie cu ei și să discutăm fiecare opțiune – OneDrive (Office 365) și Suite.

Când ar trebui să faci un compromis?

Dacă fiecare departament din companie are un stil de lucru diferit și nevoi specifice, atunci poți lua în considerare încă o soluție – oferi angajaților Google Workspace și Office 365 simultan.

Contrar credinței comune, aceasta nu este o cale rară. Deși, fără îndoială, un sistem unificat de poștă, programe de birou și instrumente de comunicare este cea mai bună configurare posibilă.

Atât serviciile Office 365 cât și Google Workspace se bazează pe o taxă de abonament lunară pentru fiecare cont de utilizator. Datorită acestui fapt, implementarea ambelor servicii, Office și Suite, într-o singură organizație nu este o problemă. Unele companii oferă o gamă largă de instrumente pentru departamente întregi, iar altele pentru angajați individuali.

De exemplu, dacă o companie este formată din departamentele IT, HR, Contabilitate, Marketing, Achiziții, Vânzări și Serviciul Clienți, diviziunea acestor instrumente ar putea fi:

Marketing, Vânzări, Serviciu Clienți și IT sunt departamente care funcționează foarte dinamic și folosesc instrumente externe pentru analize, comunicații și activități promoționale. Prin urmare, în cazul lor, software-ul de birou Google Workspace ar fi mai potrivit – datorită unui număr mare de integrări pentru afaceri, căutare rapidă în inbox și aplicații web simple.

Pe de altă parte, angajații din contabilitate, achiziții și resurse umane operează pe baze de date mari și au un stil de lucru mai individual. Datorită acestui lucru, ar putea fi mai bine pentru ei să utilizeze ceea ce aplicațiile Office 365 oferă.

Avantajele unei soluții mixte: 

• posibilitatea testării ambelor soluții și colectarea feedback-ului înainte de a lua decizia finală.
• Fiecare angajat are acces la instrumentele pe care le cunosc și le preferă.
• Documentele din aplicațiile Google și Office 365 sunt compatibile, astfel că multitudinea de formate de fișiere nu va interfera cu fluxul de informații de afaceri.

Dezavantajele unei soluții mixte: 

• Două console pentru gestionarea contului și securitate reprezintă un efort dublu pentru administrator.
• Nu există un canal de contact unificat în întreaga companie.
• Optimizare complicată a costurilor.