Jednym z podstawowych założeń Google Docs jest pomoc Tobie oraz Twojemu zespołowi w szybszym przejściu od zbierania pomysłów do osiągnięcia zamierzonych celów tak łatwo jak tylko jest to możliwe. Właśnie dlatego w zeszłym miesiącu Google uruchomiło funkcję “Przeglądaj” w Dokumentach, Arkuszach oraz Prezentacjach, aby dzięki wbudowanej sztucznej inteligencji pomóc Twojemu zespołowi tworzyć niesamowite prezentacje, arkusze oraz dokumenty w czasie o wiele krótszym niż dotychczas.
1. Spędzaj mniej czasu na domyślaniu się, które zadanie przypisane jest do kogo dzięki Action Items
Zgodnie z badaniami McKinley Global Institute, pracownicy spędzają ok. 20% tygodniowego czasu pracy, czyli praktycznie cały dzień, na samodzielnym/wewnętrznym poszukiwaniu szczegółów oraz śledzeniu działań kolegów w poszukiwaniu odpowiedzi. Teza ta jest szczególnie istotna, w momencie gdy w dokumencie występuje wiele pomysłów, wniosków oraz komentarzy, przez co kłopotliwe jest dojście do tego, kto jest za co odpowiedzialny.
Aby pomóc zachować projekt w ciągłym ruchu, kiedy wprowadzasz na pulpit frazy „Ryan przejrzy skrypt keynote” lub „Andrea zaplanuje tygodniowe spotkania”, Google Docs w sposób inteligentny zaproponuje, którą akcje przypisać do jakiej osoby, wykorzystując do tego programowanie neurolingwistyczne (NLP).
Można również ręcznie przypisać “element akcji’ do osoby w Dokumencie, Arkuszu i Prezentacji, poprzez wymienienie nazwy danego użytkownika w komentarzu i dodaniu treści do komentarza, zarówno w wersji pulpitowej jak i aplikacji mobilnej. Wymieniony w komentarzu użytkownik otrzyma powiadomienie e-mail i po otwarciu pliku zobaczy elementy akcji wyraźnie podkreślone na niebiesko.
2. Spędzaj mniej czasu na wyszukiwaniu plików, które wymagają Twojej uwagi
Gdy elementy akcji zostały przypisane, jest znacznie łatwiej zidentyfikować członkom zespołu Dokumenty, Arkusze i Prezentacje, które wymagają ich uwagi. Następnym razem, gdy wejdą na Dokumenty, Arkusze, Prezentacje lub Dysk ze swoich komputerów lub aplikacji mobilnych, zobaczą znaczek na wszystkich plikach z elementami akcji przypisanymi do nich oraz wszelkie nierozwiązane sugestie, które inni pracownicy wprowadzili do ich plików.
3. Spędź mniej czasu na budowaniu pytań z inteligentnymi Formularzami.
Od momentu wprowadzenia G Suite na rynek w 2008 roku, ponad miliard pytań zostało zadanych w Formularzach, co pozwala nam zidentyfikować wspólne wzory, takie jak rodzaj pytań i opcje odpowiedzi na nie. Z pomocą sieci neuronowych, Google może teraz przewidzieć rodzaj zadanego przez Ciebie pytania oraz zasugerować potencjalne odpowiedzi do wyboru, dzięki czemu oszczędzisz ok. 25% czasu przeznaczonego na tworzenie formularza.
Załóżmy, że planujesz całodniowe spotkanie w biurze i musisz wiedzieć, który dzień najbardziej pasuje Twojemu zespołowi. Po wpisaniu „W jaki dzień jesteś dostępny w przyszłym tygodniu?” Formularz inteligentnie ustali, iż “Checkbox” jest idealnym typem pytania, po czym wygeneruje powiązane odpowiedzi, które możesz dodać jedna po drugiej lub wszystkie naraz.
Obecnie debiutuje również wysoce oczekiwany przez klientów biznesowych oraz edukacyjnych nowy typ pytań “File upload”. Twoi respondenci mogą teraz przesyłać pliki z ich komputerów lub Dysków, które będą starannie przechowywane dla Ciebie w nowym folderze na Dysku. Uwaga: Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów G Suite w Formularzach udostępnionych w ramach ich organizacji.
4. Spędzaj mniej czasu na pisaniu z zestawem nowych poleceń głosowych
W ubiegłym roku Google wprowadził pisanie głosowe w Dokumentach, które mogą pomóc Ci uchwycić pomysły, te duże jak i małe, bez kiwnięcia palcem. Google dodał więcej sposobów formatowania i dostosowywania zawartości np. polecenia zmiany koloru tekstu, usuwanie słów, wstawianie linków i komentarzy oraz szereg innych sposobów na bezdotykowe formatowanie tekstu.
5. Spędzaj mniej czasu na przełączaniu się między aplikacjami
Google chce, abyś był tak produktywny i zdolny do współpracy jak to tylko możliwe, niezależnie od wybranych narzędzi do pracy, więc Google współpracuje ze Slack, aby praca z plikami Google Docs była jeszcze prostsza.
Przy kliknięcia przycisku „+” w Slack, możesz przenieść pliki z Dysku bezpośrednio do rozmowy ze swoim zespołem lub tworzyć nowe Dokumenty, Arkusze i Prezentacje bezpośrednio z Slack. Po więcej szczegółów zajrzyj na blog Slack.
Wraz z wprowadzeniem funkcji „Przeglądaj” oraz coraz większej ilości aktualizacji do produktów z wbudowaną sztuczną inteligencją, oszczędzanie czasu na przyziemnych, powtarzalnych czynnościach będzie jeszcze prostsze dzięki G Suite. Teraz możesz skupić swoją energię na kreatywności i pracy strategicznej, zamiast na bezproduktywnych zajęciach.
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.