W lipcu klienci Google Workspace mogli zauważyć pojawienie się wielu nowych funkcji związanych z bezpieczeństwem, ale nie zabrakło też usprawnień dla użytkowników końcowych. Przedstawiamy podsumowanie dwunastu najciekawszych nowości, które Google ogłosiło w ubiegłym miesiącu.
Więcej klientów zyska wybór regionu danych
Dane klientów biznesowych są lepiej chronione i szybciej przesyłane dzięki globalnie rozproszonej infrastrukturze chmurowej Google Workspace, więc większość firm nie decyduje się na wyznaczanie ograniczeń geograficznych. Są jednak organizacje z sektora SMB, którym zależy na przechowywaniu swoich danych w spoczynku na określonym obszarze. Teraz Google im to ułatwi.
Od kiedy Google Workspace zastąpiło G Suite wybór regionów przechowywania danych był uwzględniony tylko w pakietach Enterprise Plus oraz Education Plus. Teraz Google wprowadza podstawowe regiony danych do pakietów:
- Google Workspace Business Standard,
- Google Workspace Business Plus,
- Google Workspace Enterprise Standard,
- i Google Workspace Frontline.
Podstawowe regiony danych to okrojony wariant usługi regiony danych, który różni się tym, że:
- Administrator może wybrać tylko jeden region danych dla swojej organizacji, a w pełnej wersji można wybrać ich wiele.
- Można ustawić tylko jedną zasadę dla głównej jednostki organizacyjnej, podczas gdy pełna wersja zapewnia możliwość dostosowywania zasad do wielu grup i jednostek organizacyjnych.
- Brak raportów dotyczących postępu przenoszenia danych objętych usługą – taki raport otrzymują tylko klienci Enterprise Plus i Education Plus.
Jeśli chcesz poszerzyć swój pakiet Google Workspace, aby korzystać z podstawowych regionów danych, to skontaktuj się z FOTC.
Zobacz też:
Wyłączanie przesyłania plików w Google Chat
Niektóre firmy, szczególnie w branżach regulowanych, muszą kontrolować przepływ poufnych informacji w plikach w ramach organizacji i poza nią.
Administrator Google Workspace może teraz ograniczyć lub zupełnie wyłączyć przesyłanie plików przez Google Chat. Dla zewnętrznych i wewnętrznych udostępnień w dowolnej jednostce organizacyjnej można ustawić:
- Zezwolenie na wszystkie pliki
- Tylko obrazy
- Zakaz przesyłania wszystkich plików
Te zasady nie będą miały wpływu na linki. Nadal będzie możliwe udostępnianie linków do plików na Dysku Google lub linków Giphy. Zmiany nie dotyczą także emotikon w czacie.
Nowe ustawienia pojawią się w konsolach klientów Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus i Enterprise Essentials. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona, a kiedy administrator ją uruchomi, to użytkownicy zobaczą powiadomienia w Google Chat podczas próby wysłania pliku.
Szerszy kontekst zagrożeń w Centrum alertów dzięki VirusTotal
Centrum alertów Google Workspace wysyła powiadomienia w czasie rzeczywistym i gromadzi statystyki dotyczące aktywności związanej z bezpieczeństwem w domenie. Integracja Centrum alertów z VirusTotal zapewnia dodatkowe informacje na temat zagrożeń i umożliwia administratorom utrzymanie ścisłej ochrony danych dzięki pełniejszej diagnozie problemów czy potencjalnych nadużyć.
Standardowa wersja raportów VirusTotal obejmuje następujące elementy:
- Obserwowalna identyfikacja – cechy umożliwiające odniesienie się do zagrożenia i udostępnienie go innym analitykom (na przykład skróty plików).
- Reputacja zagrożeń – oceny złośliwości przeprowadzone przez ponad 70 dostawców zabezpieczeń.
- Czas zagrożenia – kluczowe daty, które pozwalają zrozumieć, kiedy dane zagrożenie zostało po raz pierwszy zaobserwowane i jak długo było aktywne.
- domeny / IP Whois – Wyszukiwanie danych rejestratora i rejestrującego dla domen, a także informacje o własności i zakresie sieci dla adresów IP.
- Metadane związane z bezpieczeństwem domeny i serwera – certyfikaty HTTPS dla serwerów WWW, rekordy DNS i nagłówki HTTP serwera WWW.
Usługa jest dostępna w pakietach Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals i Education Plus. Klienci mogą rozszerzyć pakiet VirusTotal wykupując osobną subskrypcję VT Enterprise.
Pola zastępcze obrazów w szablonach Prezentacji
Pole zastępcze to nowe narzędzie w aplikacji Google Slides, które pomaga sygnalizować odpowiednie wymiary i umiejscowienie obrazu w układzie prezentacji. Od teraz gdy grafik przygotowuje szablon dla swojego zespołu, może także wskazać miejsce na slajdzie, w którym powinno znaleźć się zdjęcie, logo lub grafika. Wystarczy, że użytkownik kliknie pole zastępcze i wybierze źródło pliku, a obraz pojawi się dopasowany do kształtu pola. Dzięki tej funkcji wydajność współpracy będzie lepsza, bo pracownicy zaoszczędzą czas na formatowaniu obrazów metodą prób i błędów.
Narzędzia do wstawiania pól zastępczych obrazów możesz użyć w widoku kreatora szablonów poprzez menu Wstaw.
Otwieraj prezentacje w oknie konwersacji Google Chat
Prezentacje Google to kolejna aplikacja, z której pliki można teraz wygodnie otwierać i edytować w oknie Google Czat w Gmailu. Dzięki temu, gdy podzielisz się pokazem slajdów ze współpracownikami, to będą mogli przejrzeć go bez opuszczania czatu, by na bieżąco przekazać sugestie i przedyskutować pomysły.
Zaznaczaj wiele zakładek w Google Sheets i wykonuj na nich proste operacje
W Arkuszach Google pojawiła się możliwość zaznaczania kilku zakładek z arkuszami u dołu ekranu. Dzięki zaznaczeniu możesz je grupowo:
- przenosić,
- usuwać,
- duplikować,
- kolorować
- czy ukrywać.
Wszystkie dostępne operacje na zaznaczonych kartach znajdziesz w menu rozwijanym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.
Blokowanie użytkowników na Dysku Google
Dysk Google jest używany zarówno przez firmy, jak i osoby prywatne do przechowywania plików oraz wygodnego dzielenia się nimi przez internet. Google wprowadza teraz możliwość blokowania konkretnych użytkowników, aby zapobiec sytuacji, w której ktoś wykorzystuje opcje udostępniania na Dysku do wysyłania spamu lub obraźliwych treści.
Blokowanie użytkownika usuwa z Twojego Dysku wszystkie udostępnione przez niego pliki i uniemożliwia mu wysyłanie Ci jakichkolwiek treści w przyszłości.
Warto pamiętać o tym, że:
- Nie możesz blokować adresów w domenie swojej organizacji.
- Twoje pliki nie będą dostępne dla zablokowanego użytkownika, nawet jeśli wcześniej mu je udostępniono.
- Zablokowanie wybranej osoby na Dysku uniemożliwi jej także interakcję z Tobą w innych aplikacjach Google.
Zmiana tła w Google Meet na iOS
Opcja uruchomienia rozmycia tła lub zastąpienia go dowolnym obrazem jest już dobrze znana użytkownikom Google Meet w przeglądarce i na Androidzie, a teraz pojawiła się także w aplikacji na iOS. Możesz używać własnych obrazów lub wybierać tła spośród gotowych grafik, wśród których są krajobrazy, przestrzenie biurowe i abstrakcyjne kompozycje.
Klienci Business Starter i Frontline mogą teraz współpracować z osobami, które nie używają konta Google
Udostępnianie plików gościom umożliwia użytkownikom, którzy nie korzystają z konta Google, wyświetlanie, komentowanie oraz edytowanie treści na Dysku Google, w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach i Witrynach przy użyciu bezpiecznego kodu PIN. Ta funkcja pojawiła się teraz w pakietach Google Workspace Business Starter oraz Google Workspace Frontline, ale z ograniczeniem – jeden użytkownik może udostępnić gościom nie więcej niż pięć plików na miesiąc.
Udostępnianie plików gościom będzie domyślnie włączone w domenach, które dotąd zezwalały na dzielenie się plikami z użytkownikami spoza organizacji. Jeśli administrator obecnie nie zezwala na udostępnianie poza organizację, to funkcja będzie domyślnie wyłączona.
Lepsze bezpieczeństwo poczty dzięki BIMI
Pilotaż BIMI (ang. Brand Indicators for Message Identification) w Gmailu rozpoczął się rok temu i przebiegł pomyślnie. Teraz ta usługa będzie dostępna dla wszystkich klientów Google Workspace.
BIMI analizuje znaki markowe dla kont pocztowych, które używają uwierzytelniania, raportowania i zgodności opartego na domenie (DMARC). Jeśli firma nadawcy korzysta z rekordu DMARC i zweryfikowała swoje obrazy, Gmail wyświetli jej logo w polu awatara, co zwiększy zaufanie odbiorców wiadomości.
BIMI to kolejna warstwa zabezpieczeń Gmaila. Wymaga silnego uwierzytelniania i weryfikacji firmowego loga, zanim zostanie ono wyświetlone w boksie awatara Gmaila. Dodatkowo BIMI pomaga systemom bezpieczeństwa poczty w filtrowaniu fałszywych wiadomości phishingowych.
Użytkownicy Backup and Sync powinni rozpocząć przechodzenie do Drive for desktop
Google pracuje nad połączeniem dwóch istniejących klientów do synchronizacji Dysku Google – Backup and Sync i Drive File Stream zostaną zastąpione przez Drive for desktop. Nowa, ujednolicona usługa synchronizacji będzie łączyć w sobie wszystkie najlepsze funkcje poprzedników.
Drive for desktop umożliwia synchronizację i dostęp do treści bezpośrednio z komputera Mac lub Windows, oszczędzając czas poświęcony na szukanie plików w przeglądarce. Program automatycznie synchronizuje pliki lokalne z chmurą w tle, co skraca czas oczekiwania na synchronizację, jednocześnie zwalniając miejsce na dysku i oszczędzając przepustowość sieci.
Firmy, których pracownicy używają teraz Backup and Sync powinny rozpocząć przenoszenie tych kont do Drive for Desktop. Harmonogram zmian wygląda następująco:
- Od 19 lipca 2021 w Backup and Sync pojawił się kreator, który pomoże użytkownikom przenieść się do Drive for desktop.
- 18 sierpnia 2021 wszyscy użytkownicy korzystający z Backup and Sync zaczną otrzymywać powiadomienia z prośbą o przejście na Drive for Desktop.
- Od 1 października 2021 logowanie do usługi Backup and Sync będzie niemożliwe.
Więcej informacji na temat tych zmian znajdziesz tutaj.
Zaznacz w Kalendarzu Google sposób dołączenia do spotkania
W odpowiedzi na zaproszenie w kalendarzu możesz teraz wskazać, jak planujesz dołączyć do spotkania – osobiście czy wirtualnie przez Google Meet. Zarówno organizator, jak i goście będą mogli zobaczyć Twój wybór w szczegółach wydarzenia, co pomoże im odpowiednio przygotować się do rozmowy. Dzięki tej nowości Kalendarz Google stanie się jeszcze lepszym narzędziem do organizacji hybrydowej współpracy w firmie.
Nowe opcje RSVP są na razie dostępne tylko w Kalendarzu, ale Google zapowiada, że wkrótce pojawią się też w powiadamianiach o zaproszeniach w Gmailu.
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.