Migracja z Microsoft 365 do Google Workspace

Jeżeli w Twojej firmie biurowy pakiet Microsoft 365 przestaje spełniać potrzeby pracowników lub zwyczajnie się nie opłaca, to najwyższy czas, aby podjąć kroki w kierunku poprawy tej sytuacji. Jedną z najpopularniejszych alternatyw dla rozwiązania Microsoftu jest Google Workspace. Dowiedz się, w jaki sposób możesz przenieść konta wszystkich pracowników do spójnego środowiska Google bez utraty plików i historii korespondencji.

Dlaczego tak wiele firm wybiera Google Workspace? 

Wszechstronne środowisko komunikacji w Gmailu

Skrzynki Gmail użytkowników Google Workspace przeszły w sierpniu 2020 roku gruntowną przemianę. Teraz wszystkie kanały komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej są zebrane w jednym miejscu, dzięki czemu pracownicy z łatwością dobiorą ten, którego w danym momencie potrzebują. Zachowanie kontroli nad wszystkimi sprawami służbowymi jest możliwe bez przełączania zakładek, dzięki połączeniu funkcji:

• Poczty elektronicznej z niezawodną wyszukiwarką, która pomaga utrzymywać porządek w korespondencji,
• Natychmiastowego czatu tekstowego Google Chat, dzięki któremu możemy porozmawiać z dowolnym współpracownikiem,
• Pokoi dyskusyjnych z repozytorium plików i listami zadań, które wspomagają komunikację i koordynację postępów prac wewnątrz zespołów,
• Wideokonferencji Meet – w Gmailu możemy też zarządzać spotkaniami wideo, aby rozmowy twarzą w twarz były dostępne w każdych warunkach. 

Multimedia w chmurze

Dysk Google nie tylko przechowuje pliki w dowolnych formatach, ale też daje właścicielom plików władzę nad dostępem i uprawnieniami współpracowników do edycji, komentowania i wyświetlania. Nielimitowana przestrzeń na Dysku jest dostępna już w pakiecie Business dla instancji, które mają minimum pięć kont. Dzięki chmurze pracownicy mogą zupełnie zrezygnować z przechowywania służbowych danych na dysku twardym komputera, co daje im wygodę pracy z każdego miejsca na świecie. 

Współpraca w plikach online

Wszystkie aplikacje do tworzenia i edycji plików w Google Workspace, czyli:

• Dokumenty Google, 
• Formularze Google,
• Arkusze Google,
• Prezentacje Google,
• Witryny Google,

umożliwiają wielu osobom współpracę online w czasie rzeczywistym. Dzięki trybom wspólnej edycji, komentowania i sugerowania zmian oraz możliwości przypisania zadań w komentarzu czy sugestii do konkretnego użytkownika, wszystkie zaangażowane osoby mogą pracować szybciej i wydajniej. Przesyłanie tam i z powrotem zaktualizowanego pliku czy omawianie zmian w zewnętrznych komunikatorach to stare przyzwyczajenia, które użytkownicy Google Workspace mogą puścić w niepamięć.

Praca zdalna pod kontrolą

Google Workspace to nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo, które potwierdzają międzynarodowe certyfikaty ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2, SOC 3 oraz FedRAMP. Administrator systemu zachowuje kontrolę nad kontami użytkowników niezależnie od tego, czy pracują w jednym biurze, czy na różnych kontynentach. Admin Google Workspace może:

• zarządzać urządzeniami mobilnymi, na których logują się pracownicy, 
• zdalnie usunąć dane firmy ze zgubionego urządzenia,
• monitorować siłę haseł, 
• wymusić weryfikację dwustopniową,
• zaostrzyć lub złagodzić reguły udostępniania plików w domenie i poza nią,
• archiwizować i długoterminowo przechowywać dane i korespondencję dzięki Google Vault;
• odzyskiwać usunięte dane,
• otrzymywać spersonalizowane alerty bezpieczeństwa.

Fragment case study z migracji z Microsoft 365 do Google Workspace w Miinto

Pomysł przejścia z oprogramowania Microsoft 365 na Google Workspace w Miinto zrodził się z potrzeby większej synergii i unifikacji. Część zespołów i departamentów korzystała z Google Workspace ze względu na zaawansowane możliwości współpracy online, ale większość pracowała na pakiecie Microsoftu. W obliczu konieczności podjęcia decyzji o uproszczeniu procesów wymiany informacji wybór padł na Google Workspace.

“Ogłoszenie zmiany wywołało dużą ekscytację, szczególnie ze względu na pocztę Gmail. Jest ogromna jakościowa przepaść między poprzednim a obecnym rozwiązaniem. Z dużym akcentem na szybkość wyszukiwania maili oraz dokładność zwracanych wyników.” – Marek Brach, CTO w Miinto

Treść całego case study możesz przeczytać tutaj.

Jeśli nadal wahasz się pomiędzy usługami Google Workspace a Microsoft 365, to przejdź do jednego z tych wpisów na naszym blogu:

• Google Worspace vs. Microsoft 365 – którą usługę wybrać?
• Czy chmura Google Workspace jest zgodna z prawem?

Skorzystaj z pomocy partnera Google

Jeśli decydujesz przenieść konta swoich pracowników z Microsoft 365 do Google Workspace, to najłatwiej będzie Ci to osiągnąć z pomocą doświadczonego partnera Google, takiego jak FOTC.

Współpraca z FOTC daje Ci do dyspozycji zespół specjalistów od wdrożeń rozwiązań chmurowych, którzy z chęcią pomogą rozwiązać problemy, które mogą wyjść na jaw w trakcie tego procesu. Z FOTC zyskujesz:

• Kompleksowy konsulting, który pomoże Ci określić własne potrzeby i wybrać najwygodniejsze rozwiązanie,
• Okres testowy wydłużony do 30 dni (o połowę dłużej niż przy zakupie bezpośrednio od Google),
• Informację o najnowszych rabatach,
• Pomoc w migracji kont i konfiguracji instancji Google Workspace,
• Obsługę techniczną i faktury w lokalnym języku, 
• Szkolenia dla administratorów i użytkowników,
• Voucher o wartości 500 $ do wykorzystania na Google Cloud Platform,
• Profesjonalny proces Change Management – jeśli Twoja organizacja jest duża, to zmiana przyzwyczajeń pracowników powinna zachodzić stopniowo. Znamy na to doskonałą receptę! Kampania informacyjna, zamknięte testy, szkolenia i zespół ambasadorów zmian pozwolą pracownikom wykorzystywać w pełni potencjał Google Workspace od pierwszego dnia po wdrożeniu.

Skontaktuj się z przedstawicielami FOTC 

Jak przygotować się do migracji?

Zanim migracja z Microsoft 365 do Google Workspace rozpocznie się na dobre, przedstawiciele lokalnego partnera Google muszą ustalić we współpracy z Twoim zespołem odpowiedzi na następujące pytania:

Jakie są potrzeby organizacji i wynikające z nich oczekiwania?

Na pierwszym etapie rozmów z przedstawicielami FOTC warto przemyśleć wszystkie potrzeby, jakie Google Workspace ma w przyszłości zaspokoić – dzięki temu wstępna konfiguracja instancji będzie przeprowadzona z uwzględnieniem indywidualnych wymagań.

Jaki będzie główny kanał kontaktu z partnerem Google?

To ważne, żeby na początku ustalić metodę kontaktu i procesu zgłaszania problemów, która będzie wygodna dla Twojej organizacji.

Jakie osoby wezmą udział w procesie wdrożenia? 

Specjaliści z FOTC muszą poznać osoby, z którymi mogą się kontaktować w sprawie projektu wdrożenia. Konieczne jest wyznaczenie koordynatora oraz przyszłych administratorów systemu. 

Ile kont należy utworzyć w instancji Google Workspace? 

Lista powinna zawierać imię, nazwisko, adres e-mail oraz opcjonalnie informacje o miejscu w strukturze (np. dział). Warto też uwzględnić informację o tym, czy konto jest wykorzystywane w innych usługach Google, np. Google Analytics lub Google Ads.

Jaka ma być struktura organizacji?

Podział organizacji na odrębne jednostki pomoże dostosować odpowiednie  ustawienia w konsoli administracyjnej do ich indywidualnych potrzeb.

Jakie konta mają zostać poddane migracji? 

Niezbędna jest lista kont źródłowych i przypisanie do nich haseł, a także wyznaczenie kont docelowych w Google Workspace, na które ma być przeniesiona historia korespondencji. 

Migracja z Microsoft 365 do Google Workspace – krok po kroku

1. Utworzenie instancji Google Workspace

Po pozytywnym przejściu weryfikacji własności domeny można przypisać ją do nowej instancji Google Workspace. Na tym etapie konieczne jest wyrażenie zgody na warunki usługi, przypisanie ról administracyjnych i wstępna konfiguracja protokołów poczty. 

2. Uruchomienie procesu migracji

Na podstawie informacji o zakresie migracji zebranych na etapie przygotowań przedstawiciele FOTC pomogą Ci dobrać najwygodniejszą metodę przeprowadzenia tego procesu. 

3. Szkolenie dla przyszłych administratorów

Osoby, które w przyszłości będą odpowiedzialne za obsługę i zarządzanie instancją Google Workspace muszą dobrze poznać wszystkie tajniki konsoli administracyjnej – najważniejsze, to te dotyczące bezpieczeństwa i kont użytkowników. 

4. Konfiguracja dodatkowych domen i aliasów

Jeśli firma posługuje się kilkoma domenami, to w tym kroku warto je dodać. Można też określić, czy chcemy przypisać do domeny aliasy. 

5. Ustawienia jednostek organizacyjnych

Jednostki organizacyjne to grupy użytkowników, które będą podlegały indywidualnym ustawieniom administracyjnym. Pomaga to zachować odgórną kontrolę nad przepływem informacji w narzędziach Google. Przykładowo – użytkownicy z działu księgowości i HR przetwarzają istotne dane firmy i pracowników, dlatego ich ograniczenia dzielenia się plikami poza domeną mogą być zaostrzone bardziej, niż te, które obowiązują sprzedaż i marketing. 

6. Ustawienia kont użytkowników

Uprzednio stworzone konta użytkowników można teraz przypisać do odpowiednich jednostek organizacyjnych. Warto też stworzyć dla wybranych użytkowników aliasy, które skrócą nazwiska do inicjałów, uwzględnią najczęściej popełniane literówki lub będą zawierać nazwę stanowiska – każdy użytkownik Google Workspace może mieć nawet 30 takich aliasów.

7. Ustawienia grup dyskusyjnych

Grupy dyskusyjne działają trochę jak alias, którego używa równocześnie wiele osób – wiadomość przesłana na adres grupy, na przykład kadry@twojadomena.com, przyjdzie do wszystkich zapisanych do tej grupy. 

Zobacz na naszym kanale YouTube film prezentujący różnice między Aliasami i Grupami:

8. Ustawienia aplikacji

Aplikacje Google mają ustawienia na dwóch poziomach – zaawansowane, które administrator może wprowadzić w całej domenie lub jednostce organizacyjnej oraz podstawowe, dostępne dla szeregowych użytkowników. Najwięcej ustawień z administracyjnych jest w trzech kluczowych aplikacjach Google Workspace: Dysku Google, Gmailu i Kalendarzu Google.

Dla Dysku Google administrator musi ustalić zasady udostępniania plików, które wyeliminują ryzyko błędów i wycieków danych. Ważną kwestią jest też zdefiniowanie uprawnień do tworzenia Dysków Współdzielonych i przesyłania na nie plików. 

Z panelu administracyjnego można też zaostrzyć zasady udostępniania kalendarzy, aby harmonogramy pracowników nie wpadły w niepowołane ręce. Dodatkowo w dziale “zasoby” administrator może dodać wszystkie sale konferencyjne, służbowe samochody, czy inny sprzęt, które pracownicy będą mogli rezerwować przy pomocy kalendarza. 

Administratorzy Google Worskpace mają także dużo kontroli nad procesem wymiany korespondencji za pośrednictwem skrzynek Gmail. Mogą:

• wprowadzić dodatkowe zabezpieczenia, które ochronią pracowników przed podejrzanymi załącznikami, linkami i obrazami, 
• Stworzyć czarną listę domen kojarzonych ze spamem,
• Zebrać zaufane adresy IP na białej liście,
• Utworzyć listę zatwierdzonych nadawców,
• Skonfigurować stopki mailowe,
• Konfigurować protokoły poczty oraz aplikacje, sprzęt i formularze na stronach.

9. Konfiguracja zabezpieczeń 

Ostatnim, ale równocześnie najważniejszym krokiem jest dokładny przegląd wszystkich ustawień, które mają wpływ na bezpieczeństwo użytkowników i danych przechowywanych w domenie. To jest pora na podjęcie decyzji o tym, jakich zasad muszą przestrzegać pracownicy przy wyborze haseł do kont oraz czy będą mieli obowiązek ustawienia weryfikacji dwustopniowej. Nie wolno też zapomnieć o tym, aby dostosować automatyczne alerty do swoich potrzeb i ustawić reguły archiwizacji oraz przechowywania danych, jeśli organizacja korzysta z Google Vault.