Produktywność, planowanie i płynna komunikacja wewnętrzna to bardzo aktualne tematy. Każda pracująca zdalnie firma ma na sprawdzone sposoby. I choć systemów do zarządzania projektami lub planowania spotkań nie brakuje, to warto pamiętać, że często najprostsze rozwiązania działają najlepiej.
Najprostszym sposobem utrzymania kontroli nad swoim harmonogramem jest prowadzenie kalendarza. Odradzamy jednak planowanie na papierze. Choć tradycyjne, fizyczne kalendarze mają swój urok, to nie są w stanie nadążyć za tempem życia przeciętnego pracownika biurowego tak dobrze, jak ich cyfrowe odpowiedniki.
Google Calendar – kalendarz dla firm
Kalendarz Google wchodzi w skład pakietu aplikacji, które są połączone z kontem Gmail każdego prywatnego użytkownika. Dzięki niemu planujemy swoje zadania, sprawdzamy nadchodzące dni świąteczne i zapisujemy wizyty u lekarza, które jednym kliknięciem przenosimy ze skrzynki Gmail. Jednak pełną funkcjonalność tej aplikacji możemy zobaczyć w akcji, gdy korzystamy z Kalendarza w zespole.
Gmail dla firm ze spersonalizowaną domeną i pełną kontrolą administracyjną nad kontami użytkowników, to usługa o nazwie Google Workspace. Wśród aplikacji dostępnych w Google Workspace znajdują się te, które dobrze znamy z prywatnego Gmaila, (np. Kalendarz, Arkusze czy Dokumenty Google), ale nie tylko. Są też takie, których poza płatnym wariantem nie ma, czyli m.in. platforma społecznościowa Google Currents, usługa archiwizacji danych Google Vault, Google Meet (z pełną funkcjonalnością) oraz panel admina.
W jaki sposób Google Workspace rozszerza funkcjonalność Kalendarza Google?
- W panelu administracyjnym Google Workspace dodajemy zasoby firmy, takie jak sale konferencyjne, samochody, drukarki 3d, sprzęt do wideorozmów etc. – wszystkie te zasoby znajdziemy na liście rozwijanej podczas tworzenia wydarzenia w kalendarzu, skąd zarezerwujemy je na określony czas. To idealny sposób na utrzymanie porządku – wykorzystuje go między innymi Bonnier Business Polska, o czym możesz przeczytać w naszym case study.
- Kiedy wszyscy w organizacji mają konta w jednej instancji Google Workspace (niekoniecznie w jednej domenie) to obserwowanie indywidualnych kalendarzy innych pracowników, a także całych działów czy zasobów, to kwestia kilku kliknięć.
- Google Workspace zawiera aplikację do wideokonferencji Google Meet. Użytkownicy prywatnego Gmaila mogą tylko dołączać do spotkań, do których zostali zaproszeni. W firmowym Kalendarzu Google można wraz ze spotkaniem wygenerować unikalny link do pokoju wideokonferencyjnego, który zobaczą wszyscy zaproszeni.
- Administratorzy mogą dodawać nowe funkcje do aplikacji Google (w tym kalendarza) korzystając z obszernego katalogu wtyczek z Google Workspace Marketplace, które nie są dostępne dla użytkowników prywatnych.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat biznesowych pakietów aplikacji Google, skontaktuj się z nami.
Tworzenie spotkań w Kalendarzu Google
Podstawowe tworzenie spotkań jest wyjątkowo proste. Otwórz Kalendarz Google, przejdź do odpowiedniej daty i kliknij na dowolne miejsce w tabeli godzin. Pojawi się okno z konfiguracją wydarzenia. Możemy w nim:
- Zmienić typ wydarzenia,
- Wpisać nazwę,
- Ustalić datę i ramy czasowe,
- Dodać członków (z naszej organizacji lub spoza niej),
- Utworzyć pokój wideokonferencyjny Google Meet,
- Zarezerwować salę konferencyjną na czas spotkania,
- Dodać dowolną lokalizację,
- Opisać agendę spotkania w polu tekstowym.
Po kliknięciu przycisku “Więcej opcji” u dołu, zyskamy możliwość zaawansowanej konfiguracji wydarzenia, czyli:
- Ustawienia wydarzenia całodniowego lub cyklicznego,
- Dodania powiadomień, które przypomną nam o nadchodzącym spotkaniu,
- Zarządzania widocznością szczegółów wydarzenia,
- Sprawdzenia kalendarzy wszystkich gości, aby znaleźć termin, który nie koliduje z ich planami,
- Zarządzania uprawnieniami gości do zapraszania innych, wprowadzania zmian czy wglądu w listę zaproszonych.
Ukrywanie szczegółów spotkania
Czasami na spotkaniach, na które umawiamy się za pośrednictwem kalendarza, poruszane są wrażliwe tematy. W innych przypadkach nawet sam fakt, że spotkanie się odbędzie nie powinien być publicznie znany. To, że korzystamy z Kalendarza Google wraz ze współpracownikami nie oznacza, że musimy zrezygnować z prywatności.
Jeśli opis spotkania lub lista gości zdradza więcej, niż byśmy chcieli, to warto ustawić spotkanie prywatne. Szczegóły będą wówczas widoczne dla wszystkich uczestników spotkania, ale nie dla innych osób – nawet jeśli obserwują nasz kalendarz. Czas prywatnego spotkania będzie zarezerwowany w naszym harmonogramie, a domyślną wyświetlaną nazwą takiego wydarzenia jest “Zajęty”.
Informowanie o niedostępności
Kalendarz Google daje nam wygodny sposób na informowanie pracowników o chwilowej nieobecności w miejscu pracy. Jeśli utworzymy wydarzenie i zmienimy jego typ na “Poza biurem”, to powstanie w naszym terminarzu blok czasu, w którym nie można nas zapraszać na inne spotkania. Domyślnie zaznaczona jest opcja “Automatycznie odrzuć nowe i obecne spotkania”, a poniżej zmodyfikujemy wiadomość, która informuje innych o powodach odmowy.
Dodawanie i tworzenie kalendarzy
Dodaj do obserwowanych
Kolejną zaletą Kalendarza Google, którą odkrywamy dopiero, gdy zaczniemy korzystać z niego w zespole, jest obserwowanie kalendarzy innych użytkowników. Dodajemy je klikając + w lewej kolumnie przy sekcji “Inne kalendarze” i wybierając “Zasubskrybuj kalendarz”.
Warto dodać do obserwowanych harmonogramy najbliższych współpracowników oraz przełożonych, aby zawsze móc sprawdzić ich dostępność.
Gdy dodamy już kilka obserwowanych osób, to nasz własny kalendarz może zacząć przypominać ten:
Nie jest to do końca czytelny przegląd tygodnia. Poradzimy sobie z tym na dwa sposoby:
- Odznaczając kalendarze współpracowników z listy po lewej stronie. Zaznaczamy je tylko, gdy chcemy coś sprawdzić;
- Zmieniając widok kalendarza z miesięcznego bądź tygodniowego na dzienny w prawym górnym rogu przeglądarki. Kalendarze współpracowników zostaną rozbite na osobne kolumny. W takiej tabeli bardzo łatwo jest porównać plan dnia kilku osób równocześnie.
Stwórz nowy kalendarz
Kalendarz Google pozwala nam też stworzyć osobny harmonogram na każdy obszar naszej aktywności.
Gdy rozwiniemy listę przy sekcji “Inne kalendarze” i klikniemy “Stwórz nowy kalendarz”, to pojawią się pola ustawień nazwy, opisu i strefy czasowej. Po uzupełnieniu tych podstawowych danych przechodzimy do zaawansowanej konfiguracji nowego kalendarza.
Jak udostępnić kalendarz Google?
W zaawansowanych ustawieniach kalendarza Google dostosowujemy go do swoich potrzeb oraz stylu pracy. Najistotniejszymi opcjami w tym menu są te, które decydują o udostępnianiu i widoczności danych z naszego kalendarza.
- Uprawnienia dostępu – w tym miejscu ustawiamy globalną widoczność kalendarza – możemy udostępnić go publicznie bądź tylko w obrębie naszej organizacji.
- Udostępnij wybranym osobom – tu dodajemy użytkowników, którzy mają wgląd w nasz kalendarz i zarządzamy ich uprawnieniami do edycji (podobnie jak w Dokumentach lub Arkuszach Google).
- Integrowanie kalendarza – jeśli chcemy umieścić w sieci link, kod lub identyfikator kalendarza, to znajdziemy go w tej sekcji.
Dodatki do Kalendarza Google
Klikając ikonę zębatki w prawym górnym rogu znajdziemy opcję “Pobierz dodatki”, która otworzy okno Google Workspace Marketplace z wtyczkami, które zwiększą produktywność pracy z kalendarzem. Jest wśród nich mnóstwo integracji z zewnętrznymi narzędziami do przeprowadzania wideokonferencji, a także innych specjalistycznych aplikacji. Po kliknięciu wybranej wtyczki uzyskamy więcej informacji na jej temat.
Trzy przydatne integracje do Kalendarza Google:
- TimeNavi – to narzędzie, które analizuje nasz harmonogram i na bieżąco daje nam wskazówki jak lepiej zarządzać swoim czasem każdego dnia.
- Multiplii – ta aplikacja wysyła praktyczne porady jak dobrze wypaść na spotkaniach, które zaplanowaliśmy w kalendarzu.
- Zoom for Google Workspace – jeśli w Twojej organizacji Zoom jest główną aplikacją do wideokonferencji, to ten dodatek ułatwi korzystanie z niego wraz z Kalendarzem i Gmailem.
Na jakie platformy dostępny jest Kalendarz Google?
Kalendarz Google jest dostępny jako aplikacja webowa, dzięki czemu można go używać na dowolnym urządzeniu, które obsługuje przeglądarkę internetową. Niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze z Windowsem, MacOS-em, Linuxem czy też na Chromebooku, możesz przeglądać wydarzenia oraz wprowadzać zmiany w Kalendarzu Google online – w karcie swojej ulubionej przeglądarki.
Jeśli chcesz mieć kalendarz i powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach zawsze przy sobie, to zainstaluj aplikację mobilną. Interfejs mobilnej odsłony Kalendarza Google ma znacznie mniej widocznych elementów niż wersja przeglądarkowa, co ułatwia obsługę dotykową. Jednak niemal wszystkich funkcji dostępnych w kalendarzu na desktopie możesz użyć także w smartfonie – znajdziesz je dotykając symbolu „+” lub otwierając boczne menu. Aplikację Kalendarz Google możesz zainstalować ze sklepu Google Play na smartfon z systemem Android lub z Play Store, jeśli jesteś użytkownikiem iPhona.
Jak zsynchronizować Kalendarz Google z Kalendarzem Apple w iPhonie?
Jeśli na co dzień pracujesz w ekosystemie Google, ale prywatnie używasz iPhona, to Twój plan dnia jest pewnie podzielony między dwie usługi – Kalendarz Google i Kalendarz Apple. Jak temu zapobiec? Spraw, by wszystkie wydarzenia z Google wyświetlały się w Kalendarzu Apple na Twoim iPadzie lub iPhonie. Synchronizacja jest bardzo prosta:
- Otwórz ustawienia swojego urządzenia Apple
- Wejdź do sekcji Hasła i konta i wybierz Dodaj konto
- Wprowadź swoje dane logowania do konta Google i kliknij Dalej.
Dodanie konta Google w iPhonie lub iPadzie spowoduje, że zsynchronizują się nie tylko wydarzenia, ale także emaile oraz kontakty.
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.