Grupy dyskusyjne – Co to jest i jak działa? Jak je utworzyć i nimi zarządzać?

Grupy dyskusyjne

Grupy dyskusyjne w codziennej pracy są dla wielu firm niezbędnym elementem. Organizacje korzystające z pakietu Google Workspace (dawniej G Suite) wykorzystują adresy ogólne typu biuro@, sklep@, info@, kontakt@, adresy takie są powiązane z osobnym kontem pocztowym. Ma to swoje plusy, ale w mojej ocenie górują niestety minusy takiego rozwiązania. Zwykle do tego typu konta ma dostęp kilka osób, które jednocześnie obsługuje przychodzące maile. Powoduje to problemy na płaszczyźnie obsługi Klienta, ponieważ trudno jest ustalić kto na jakiego maila odpowiada, kto jaką sprawę prowadzi, itp. Owszem, da się to rozwiązać stosując np. etykiety ale wciąż jest to mocno uciążliwe.

Zagrożenia

Dostęp kilku nawet najbardziej zaufanych pracowników do jednej skrzynki rodzi problemy natury bezpieczeństwa danych. Wystarczy, że ktoś nie wyloguje się ze skrzynki grupowej. Wyobraźmy sobie że jesteśmy zalogowani na wewnątrzfirmową skrzynkę kadry@ ale chcemy wysłać maila zachęcającego do skorzystania naszych usług z własnego adresu imiennego jan.kowalski@, ponieważ nasza firma obsługuje branżę deweloperską, a my sami pracujemy na swój wizerunek i wizerunek firmy. Pomyliliśmy konta i oferta została wysłana z adresu kadry@. Faux pas wizerunku firmy gwarantowane. To oczywiście skrajny przypadek, ale podobnych zdarza się każdego dnia naprawdę dużo czego świadkami jesteśmy obsługując zgłoszenia na Supporcie.

Grupa Dyskusyjna

Rozwiązaniem takich i podobnych problemów jest Grupa Dyskusyjna. Możemy utworzyć dowolną ilość Grup, a dla każdej z nich przypisać dowolny adres mailowy oraz dowolnych pracowników. Wracając do poprzedniego przykładu, możemy utworzyć grupę o nazwie i adresie mailowym kadry@, a jej członkami będą pracownicy działu Kadr. Pozwoli to na płynną obsługę maili, ponieważ każdy mail wysłany na adres kadry@ będzie trafiał jednocześnie do wszystkich członków grupy, czyli wszystkich pracowników działu Kadr.

Zalety Grupy mailowej

Dla każdej grupy można w czasie rzeczywistym przypisywać i usuwać członków. Możemy wyznaczyć konkretne role dla każdego z użytkowników. Jeżeli np. grupa jest duża, możemy określić uprawnienia do samego odczytu maili, ale bez możliwości odpowiadania na nie dla konkretnych osób. Dostęp i wgląd dla grupy można skonfigurować dla wszystkich członków naszej firmy lub tylko dla samego działu Kadr.

Przegląd wiadomości

Każdy mail odkłada się na grupie i zawsze mamy do niego wgląd. Każda sprawa może być odłożona w osobnym wątku co pozwoli na łatwy przegląd archiwów maili. W każdym momencie możemy wyszukać konkretnych maili czy spraw po adresie mailowym zaangażowanym w daną rozmowę.

Tworzenie Grup dyskusyjnych

Grupy mailowe możemy utworzyć w Konsoli Administracyjnej (admin.google.com) w sekcji Grupy dyskusyjne.

W prawym dolnym rogu wybieramy „plusik” którym utworzymy nową grupę. W oknie, które się pojawi uzupełniamy podstawowe dane. Ważne jest aby określić odpowiednie wartości w Poziomie dostępu. Ja wybrałem ustawienia Zespół, aby tylko i wyłącznie menadżerowie grupy mogli dodawać do niej członków. Nie chcę, aby osoby spoza firmy mogły publikować w grupie wiadomości oraz nie chcę, aby wszyscy członkowie firmy byli dodani do grupy automatycznie, więc tych dwóch opcji nie zaznaczałem. Dalej utworzyłem grupę klikając UTWÓRZ. Zarządzanie Grupą dyskusyjną Nasza grupa została utworzona. Mamy teraz możliwość skonfigurowania dostępów, nadania aliasów czy dodania nowych członków. Aliasy w Grupie dyskusyjnej? Tak, to możliwe. Grupy dyskusyjne pozwalają nam przypisywać aliasy mailowe do grupy dzięki czemu np.  kadry@ może mieć dodatkowy adres mailowy, np. hr@. Ustawienia dostępu to bardzo rozbudowana część konfiguracji Grup dyskusyjnych, a zarazem najważniejsza część. To tutaj możemy skonfigurować role użytkowników, zasady przesyłania maili na grupę, ustawić grupową stopkę mailową i zmodyfikować wiele innych funkcji. Polecamy najpierw przejrzeć na spokojnie każdą zakładkę i funkcje tam dostępne aby móc określić najlepsze z nich, które będą pasowały dla naszej grupy mailowej.  Zarządzanie użytkownikami w grupie.

To tutaj możemy dodać i usunąć osoby z Grupy oraz przydzielić im odpowiednie role. Wszystko jest bardzo intuicyjne więc nie powinno być z tym problemu. Powyżej zaznaczyłem pola do wpisania adresu e-mail osoby którą chcemy dodać do grupy oraz miejsce określające poziom uprawnień danej osoby w grupie (w naszym przypadku Członek). Poniżej będą widoczne wszystkie adresy, które znajdują się w naszej grupie wraz z poziomem uprawnień oraz nazwą konta. Grupy dyskusyjne rozwiązują wiele problemów i są strategiczną częścią ścisłej współpracy pośród działów każdej firmy. Pozwalają łatwo nadzorować przebieg i postęp nad pracami, zapewniają ciągły dostęp do informacji wszystkim użytkownikom, a do tego są nieporównywalnie bezpieczniejsze niż standardowa skrzynka mailowa, do której dostęp posiada kilka osób.