Gmail we własnej domenie – wszystko, co musisz wiedzieć

Gdy przedsiębiorcy stają przed wyborem poczty dla swojej firmy, to intuicja często podpowiada im, że najlepiej korzystać ze sprawdzonych rozwiązań, które dobrze znają. Tym tropem dochodzą do wniosku, że poczta powinna działać tak dobrze, jak Gmail, ale w firmowej domenie. Na szczęście nic nie stoi na przeszkodzie, aby ten pomysł wdrożyć w życie. Poznaj najważniejsze informacje o Gmailu we własnej domenie. 

Gmail we własnej domenie, czyli Google Workspace 

Gmail nie jest osobną usługą – każde konto pocztowe jest połączone z Dyskiem Google (czyli przestrzenią do przechowywania plików online) oraz zestawem aplikacji:

• Google Docs – edytor tekstu,
• Google Sheets – arkusze kalkulacyjne,
• Google Slides – prezentacje multimedialne,
• Google Sites – kreator witryn www,
• Google Forms – formularze, testy i ankiety,
• Google Keep – notatki. 

Edytory plików Google wyróżniają się przede wszystkim tym, że działają w chmurze, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki temu użytkownicy mogą udostępniać pliki sobie nawzajem i wspólnie je edytować. 

Zobacz też: 

• 10 tricków w Dokumentach Google, dzięki którym pisanie stanie się przyjemnością
• 101 tricków w Arkuszach Google – bezpłatny ebook

Poza aplikacjami do pracy biurowej, Google Workspace zawiera także wszystko, co niezbędne do komunikacji w firmie i poza nią. Choć email wciąż jest jednym z najpopularniejszych kanałów kontaktu z klientami, to wewnątrz organizacji dużo wygodniej jest używać narzędzi, takich jak:

• Google Meet – wideokonferencje nawet dla 250 użytkowników z funkcją pokoi podrzędnych, podnoszenia ręki, inteligentnego rozmycia tła czy ankiet.
• Google Chat – błyskawiczne rozmowy 1:1 i pokoje grupowe z repozytorium plików oraz listami zadań,
• Google Currents – platforma społecznościowa do komunikacji wewnętrznej.

Meet i Chat mogą być obsługiwane bezpośrednio w skrzynce pocztowej bez konieczności przełączania zakładek. Dzięki temu Gmail pełni dla użytkowników rolę centrum dowodzenia całą służbową komunikacją. Aplikacje komunikacyjne są doskonale zintegrowane nie tylko z Gmailem, ale także z Kalendarzem Google.

Zobacz też: 

• Jak prowadzić wideokonferencje w Google Meet?
• Kalendarz Google – wszystko, co musisz o nim wiedzieć
• Google Currents – pierwsze wrażenia po premierze

Każdy element zestawu narzędzi biurowych Google zachowuje też pełną funkcjonalność na smartfonach przy pomocy aplikacji mobilnych. 

Zalety Gmaila w Google Workspace

• Profesjonalne konta pocztowe – firmowa domena w adresie email to wizytówka każdego biznesu na zewnątrz, a Gmail to marka, którą dobrze znają Twoi pracownicy. Wygodna i prosta w obsłudze poczta z własną domeną pozwala zachowań pełny profesjonalizm służbowej korespondencji.
• Najlepsza wyszukiwarka poczty – pasek przeszukiwania korespondencji u góry okna Gmaila pozwoli Ci znaleźć nie tylko kontakty, wątki i załączniki, ale także pliki i historię czatu. 
• Duża pojemność – każde konto Google Workspace Business ma od 30 GB do 5 TB przestrzeni do wykorzystania na Dysku Google, a użytkownicy Enterprise cieszą się zupełnym brakiem ograniczeń liczby plików przechowywanych w chmurze. Dzięki temu możesz trzymać archiwum poczty oraz załączników nawet sprzed wielu lat i nie musisz martwić się o niewygodnie limity. 
• Zaawansowane funkcje porządkowania skrzynki odbiorczej, których brakuje w większości konkurencyjnych rozwiązań. Aby zrozumieć, jak  najlepiej wykorzystać foldery, etykiety, filtrowanie, dodatkowe skrzynki, oznaczenia i inne sposoby na utrzymanie poczty pod kontrolą, przeczytaj artykuł: Jak wprowadzić i utrzymać Inbox Zero w Gmailu?
• Brak reklam i spamu – poczta Gmail w biznesowej odsłonie oferuje niezawodne filtry antyspamowe, które pozwolą pracownikom zarządzać codzienną pocztą bez zbędnych rozproszeń.
• Ochrona przed phishingiem – Gmail w Google Workspace wspiera zaawansowaną weryfikację nadawców dzięki rekordom DMARC i SPF oraz kluczom DKIM. To sprawia, że podejrzane wiadomości zostają wyraźnie oznaczone i ryzyko wyłudzenie informacji  od pracowników znacznie spada.
• Grupy i aliasy – każdy użytkownik Gmaila może mieć nawet 30 aliasów (czyli alternatywnych adresów), a grupy mailowe pozwolą zadbać o transparentny obieg informacji w firmie. Więcej o grupach i aliasach dowiesz się z filmu na naszym kanale YouTube:

Pełna kontrola nad plikami i korespondencją

Zwieńczeniem wszystkich wyżej wymienionych zalet jest wspólna cecha pakietów Google Workspace, która jest szczególnie istotna z punktu widzenia pracodawcy –  zaawansowana kontrola administracyjna nad bezpieczeństwem i danymi firmy. Konsola instancji Google Workspace pozwala skonfigurować dziesiątki różnych opcji zabezpieczeń, sprawować nadzór nad kontami użytkowników oraz nad wykorzystaniem poszczególnych elementów usługi. Funkcje panelu administratora to między innymi:

• Możliwość wymuszenia weryfikacji dwuetapowej,
• Kontrola siły haseł do służbowych kont użytkowników,
• Klucze bezpieczeństwa – urządzenia USB do autoryzacji logowania,
• Biała lista zaufanych domen i czarna lista domen kojarzonych ze spamem,
• Wybór regionu przechowywania danych,
• Spersonalizowane alerty bezpieczeństwa,
• Logowanie jednokrotne przy pomocy kont Google do innych aplikacji, 
• Dziennik kontrolny Dysku Google,
• Dodatkowe szyfrowanie TLS,
• System Data Loss Prevention,
• Ustawianie reguł archiwizacji korespondencji,
• Raporty bezpieczeństwa,
• Przywracanie usuniętych kont,
• Odzyskiwanie danych z Gmaila i Dysku nawet do 25 dni po usunięciu ich przez użytkownika,
• Zarządzanie urządzeniami mobilnymi, na których są przetwarzane dane firmy. 

Jak założyć konto Gmail we własnej domenie? 

Jeśli kupiłeś już firmową domenę, to stworzenie instancji Google Workspace dla Twojej firmy i dodanie kont pocztowych użytkowników można osiągnąć w kilku krokach: 

1. Znajdź lokalnego partnera Google Cloud, który Ci pomoże

Możesz kupić Google Workspace bezpośrednio na stronie Google, ale wbrew pozorom nie jest to najłatwiejszy sposób na założenie Gmaila we własnej domenie. Google stworzyło sobie sieć lokalnych partnerów, czyli licencjonowanych zespołów specjalizujących się we wdrożeniach usług chmurowych w firmach na danym obszarze. Na współpracy z partnerem nic nie tracisz, ale za to możesz zyskać: 

• Konsultacje z certyfikowanym doradcą, który pomoże dobrać najlepsze rozwiązanie do potrzeb swojej firmy, 
• Informację o aktualnych rabatach,
• Okres testowy wydłużony do 30 dni (w Google trial trwa tylko 15 dni)
• Polskojęzyczną obsługę, wsparcie i fakturowanie,
• Pomoc w konfiguracji usługi i migracji danych,
• Szkolenia dla administratorów i użytkowników – więcej informacji na ten temat znajdziesz w tym artykule.
• Profesjonalny proces change management – przejdź do tego artykułu, aby poznać szczegóły.

FOTC to polski partner Google Cloud – skontaktuj się z nami, jeśli myślisz o wdrożeniu Google Workspace w swoim przedsiębiorstwie. 

2. Utworzenie instancji i potwierdzenie własności domeny 

Podczas, gdy przedstawiciel partnera Google będzie tworzył instancję Google Workspace dla Twojej firmy, Ty możesz zająć się procesem weryfikacji domeny, który wygląda następująco: 

• Zaloguj się na stronie dostawcy domeny, czyli na platformie, na której kupiłeś swoją firmową domenę.
• Przejdź do ustawień rekordów DNS i w odpowiednim polu dodaj rekord weryfikacyjny (TXT, CNAME lub MX), wysłany podczas rejestracji do Google Workspace. Inna metoda to przesłanie metatagu lub pliku HTML na swoją witrynę internetową.
• Otwórz konsolę administracyjną i zgłoś, że rekord jest już dodany i może zostać wyszukany – jeśli wyszukiwanie przebiegnie pomyślnie, to domena zostanie przypisana do instancji. 

3. Wstępna ustawienia usługi Google Workspace

W nowopowstałej instancji musisz wyrazić zgodę na warunki usługi, przypisać role administracyjne i przeprowadzić podstawową konfigurację protokołów poczty. Następnie przejdź do: 

• Ustalenia jednostek organizacyjnych – czyli stworzenia grup użytkowników, którzy będą podlegali określonym ustawieniom administracyjnym. Dzięki jednostkom organizacyjnym możesz na przykład trzymać większą kontrolę nad plikami przetwarzanymi w księgowości, niż nad tymi, które tworzy zespół marketingu. 
• Dodania dodatkowych domen i aliasów domeny – jeśli Twoja firma ma kilka adresów www, to możesz wykorzystać je wszystkie bez potrzeby zakładania kolejnych instancji.
• Utworzenia kont użytkowników i przypisania ich do odpowiednich jednostek organizacyjnych.
• Ustawienie aliasów dla użytkowników – każde konto w ramach jednej licencji może używać nawet 30 alternatywnych adresów.
• Ustawienie grup mailowych.
• Administracyjne ustawienia Dysku Google, Gmaila i Kalendarza Google – te trzy aplikacje są kluczowe dla funkcjonowania organizacji, dlatego to one mają najwięcej odgórnych opcji konfiguracji. 

4. Migracja danych poczty (opcjonalnie)

Specjaliści z FOTC mogą pomóc Twoim pracownikom przenieść historię korespondencji z rozwiązania pocztowego, z którego korzystaliście dotychczas, na służbowe konta Gmail. W tym celu musisz przygotować dla nas: 

• Informację o strukturze organizacji, 
• Główny kanał kontaktu oraz dane osoby odpowiedzialnej za proces wdrożenia po stronie klienta,
• Lista kont źródłowych (z przypisanymi hasłami) i wyznaczone konta docelowe w Google Workspace, na które ma zostać przeniesiona zawartość skrzynek. 

Aby dowiedzieć się więcej na temat Gmaila we własnej domenie, przejdź na stronę Google Workspace lub skontaktuj się z nami.