Gmail dla firm – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

Gmail dla firm, czyli Google Workspace (pakiet znany wcześniej jako G Suite) to bezpieczna poczta firmowa oparta na powszechnie znanych narzędziach Google. Google Workspace to zbiór wszystkich aplikacji biurowych, niezbędnych do pracy zespołowej – od edytorów plików, poprzez komunikatory tekstowe, aż po narzędzia do wideokonferencji i koordynacji pracy zespołów.

Google wychodzi naprzeciw swoim klientom i stale aktualizuje swoją ofertę o nowe funkcje. Dzięki temu, że wszystkie aplikacje Google Workspace dostępne są w przeglądarce za pośrednictwem internetu, wszystkie nowe usprawnienia pojawiają się na kontach użytkowników automatycznie. Nie ma potrzeby instalowania aktualizacji tak jak w przypadku lokalnych programów. Na koniec każdego miesiąca na blogu FOTC znajdziesz kompleksowe podsumowanie wszystkich najnowszych zmian w aplikacjach Google. Zobacz listę podsumowań z ostatnich miesięcy.

Możliwości pakietów Google Workspace

Google Workspace został zaprojektowany z myślą o nowoczesnych firmach. Usługa sprawdzi się zarówno w jednoosobowej działalności, małym startupie, jak również w dużych korporacjach. Oferowane narzędzia pozwalają na efektywną komunikację, organizację pracy oraz współpracę. Podstawową zaletą pakietu Google Workspace są konta Gmail dla firm – czyli możliwość podpięcia własnej domeny do Gmaila, by pracownicy mogli legitymować się profesjonalnymi adresami.

Zobacz też: 

• Google Workspace vs. Microsoft 365 – którą usługę wybrać?
• Czy chmura Google Workspace jest zgodna z prawem?
• Google Meet vs. Zoom – porównanie aplikacji do wideokonferencji

Komunikacja

Korzystanie z pakietu pozwala na sprawną współpracę między wszystkimi pracownikami naszej firmy, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Aplikacje pozwalają na ułatwienie komunikacji, przeprowadzanie rozmów na chacie oraz wideo z klientami z całego świata. Dodatkowo nasi pracownicy będą mogli bez problemu umawiać się na spotkania w dogodnych dla siebie godzinach i rezerwować firmowe zasoby.

Sprawną komunikację umożliwiają:

• Gmail – bezpieczna poczta firmowa we własnej domenie, bez spamu i reklam. Wyróżnia się wyjątkowo sprawną wyszukiwarką korespondencji z archiwum poczty i czatu.
• Kalendarz – aplikacja umożliwiająca sprawne zarządzanie czasem poprzez tworzenie spotkań, dodawanie współpracowników oraz zasobów firmy.
• Google Chat – aplikacja umożliwiająca szybkie komunikowanie się ze współpracownikami i klientami przy pomocy wiadomości tekstowych (indywidualnych oraz grupowych).
• Google Meet – aplikacja umożliwiająca tworzenie wideokonferencji.

Tworzenie

Pakiet biurowy Google pozwala na współpracę w czasie rzeczywistym na między innymi dokumentach, prezentacjach i arkuszach. Dlatego też możemy realizować projekty bez pobierania niezliczonych wersji pliku.

Pomagają w tym aplikacje takie jak:

• Google Docs – aplikacja do tworzenia dokumentów online
• Google Sheets – aplikacja do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych online
• Google Slides – aplikacja umożliwiająca tworzenie prezentacji online
• Google Keep – aplikacja umożliwiająca tworzenie notatek
• Google Forms – aplikacja do tworzenia ankiet online

Dostęp

Dzięki temu, że użytkownicy pakietu Google Workspace przechowują swoje pliki w chmurze, mogą przeszukiwać je oraz uzyskiwać dostęp do nich z każdego urządzenia mobilnego, po zalogowaniu się na swoim koncie.

Ułatwią nam to:

• Dysk Google – usługa do przechowywania i synchronizacji plików
• Google Cloud Search – wyszukiwarka umożliwiająca przeszukiwanie firmowych treści

Kontrola

Korzystając z narzędzi Google, możemy mieć pewność, że wszystkie nasze pliki są bezpieczne. Aplikacje takie jak Vault umożliwiają archiwizację danych oraz zabezpieczenie ich na przykład na potrzeby postępowań sądowych. Panel administratora pozwala na tworzenie kont, konfigurowanie urządzeń i zarządzanie wszystkimi usługami.

Przeczytaj doświadczenia firm, które już korzystają z Google Workspace:

• Jak agencja marketingowa Verseo przeszła do chmury?
• Bonnier Business Polska: Łączenie tradycji z innowacją dzięki Google Workspace

Gmail dla firm za darmo – czy to możliwe?

Google Workspace dla Organizacji Non- profit

Google dedykował darmowy pakiet Google Workspace organizacjom pozarządowym. Jest on przydatny, ponieważ pozwala na usprawnienie pracy całej jednostki, tworzenie zbiórek online oraz angażowanie coraz większej ilości wolontariuszy.

Aby skorzystać z darmowej wersji Google Workspace (dawniej G Suite), organizacja powinna:

• mieć status jednostki charytatywnej;
• być zweryfikowana jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera TechSoup;
• być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub też stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS.

Google Workspace dla Szkół i Uczelni

Z darmowej wersji pakietu mogą korzystać również Szkoły i Uczelnie Wyższe. Aby zostać odbiorcą Google Workspace Enterprise dla Edukacji, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

• instytucja musi mieć zweryfikowany status organizacji non-profit;
• instytucja musi być jednostką edukacyjną, akredytowaną, uznawaną przez organy państwa;
• instytucja musi przyznawać uznawane w kraju lub na świecie świadectwa uzyskania wykształcenia.

Darmowej wersji Google Workspace for Education oraz dla Organizacji Non-Profit poświęciliśmy osobny wpis na naszym blogu.

G Suite Legacy

G Suite Legacy to darmowa wersja pakietu Google Workspace (dawniej G Suite), do której można było zarejestrować się do końca 2012 roku. Osoby zarejestrowane nadal mogą z niego korzystać, jednak wersja ta nie posiada wszystkich funkcji i możliwości, jakie daje płatny pakiet Google Workspace.

Darmowy okres próbny

Każda firma, bez względu na branżę, ma możliwość przetestowania pakietu Google Workspace za darmo przez 30 dni. Aby rozpocząć bezpłatny okres próbny, wystarczy skontaktować się z nami przez formularz na naszej stronie.

Gmail dla firm – cennik

Dla małych i średnich firm polecamy następujące warianty usługi Google Workspace:

• podstawowy pakiet Google Workspace Business Starter to koszt 20.70 PLN za użytkownika miesięcznie,
• najpopularniejszy pakiet Google Workspace Business Standard to koszt 41.40 PLN za użytkownika miesięcznie,
• rozbudowany pakiet Google Workspace Business Plus to koszt 69 PLN użytkownika miesięcznie.

Podane ceny uwzględniają promocję dla nowych klientów, o której więcej dowiesz się tutaj.

Duże firmy, czyli te zatrudniające więcej niż 300 pracowników, mogą wybierać spośród trzech pakietów Google Workspace Enterprise. Aby poznać cennik i szczegóły oferty, skontaktuj się z polskim Partnerem Google Cloud.

Opinie użytkowników pakietu Google Workspace

Wdrożenie profesjonalnej poczty Gmail rozwiązało różnorodne problemy wielu firm. Usprawniło ich komunikację oraz pozwoliło na szybsze i bardziej sprawne wykonywanie codziennej pracy. Dlaczego akurat Google Workspace? Jak przebiegła współpraca? Jakie problemy zostały rozwiązane? Odpowiedzi na te pytania oraz opinie takich firm jak np. Booksy, XTPL S.A, Tryumf można znaleźć w zakładce Case Studies na naszej stronie.

Jeśli Twoja firma rozważa przeniesienie poczty Gmaila, skontaktuj się z nami w celu uzyskania darmowego consultingu, wsparcia technicznego oraz pomocy przy wdrożeniu usługi. Jako Partner Premium Google od ponad 5 lat wdrażamy Google Workspace w firmach w Polsce i Europie.