Elektroniczny obieg dokumentów (ang. document automation) to proces, który występuje w każdym przedsiębiorstwie, ale nie wszędzie jest dobrze zoptymalizowany. Wraz ze wzrostem firmy, zatrudnianiem nowych pracowników i obsługą coraz większej liczby klientów rośnie też objętość służbowej dokumentacji.
Zaniedbanie procedur usprawniających przepływ plików w startupie to ryzykowne posunięcie. Może doprowadzić do tego, że korporacja, którą ten startup stanie się kilka lat później, będzie zmagać się z wewnętrznymi przeszkodami podczas każdego nowego przedsięwzięcia.
Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?
Na rynku nie brakuje firm oferujących programy i usługi uporządkowania dokumentacji w przedsiębiorstwach, którym ten proces wymknął się spod kontroli. Jeśli dynamicznie rozwijająca się organizacja nie nadąża za olbrzymią liczbą formularzy, faktur, poczty tradycyjnej, maili, prezentacji czy umów, to skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy okazuje się niezbędne. Jednak można zadbać o to samodzielnie. Co należy wziąć pod uwagę?
Digitalizacja
Pierwszym i najważniejszym i najważniejszym zadaniem jest wdrożenie w s z y s t k i c h papierowych dokumentów do obiegu cyfrowego. Bez wyjątku. Nawet jeśli nadal wiele spraw w firmie wymaga wykorzystania tradycyjnej poczty i archiwów wypełnionych po sufit segregatorami, to warto wykształcić w pracownikach nawyk skanowania i digitalizowania każdego nowego dokumentu.
Przechowywanie i bezpieczeństwo
Jeśli już gromadzisz wszystkie dokumenty w formacie cyfrowym, to pora znaleźć bezpieczne i wygodne miejsce na przechowywanie plików. Pracownicy mogliby trzymać swoje pliki na dyskach twardych służbowych urządzeń. Jednak to rozwiązanie utrudni osobom decyzyjnym w firmie zachowanie kontroli nad dokumentacją oraz będzie przeszkodą w dzieleniu się zasobami z zespołem. Najlepszym magazynem na cyfrowe dane jest chmura. Dlaczego? Firmy, które przechowują dane w swojej chmurze, mogą:
- Zapewnić pracownikom dostęp do plików niezbędnych podczas wykonywania służbowych obowiązków z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem internetu. Ta cecha chmury publicznej jest doceniana szczególnie przez osoby pracujące w trybie zdalnym i hybrydowym.
- Nadzorować liczebność generowanych dokumentów i ich przepływ wewnątrz organizacji i poza nią.
- Ustawić zasady udostępniania plików, aby uniknąć ryzyka wycieku danych.
- Wprowadzić szablony umów, faktur, prezentacji i formularzy, które przyspieszą pracę i utrwalą świadomość identyfikacji wizualnej marki.
- Korzystać z edytorów plików w aplikacjach mobilnych na smartfony.
Skalowalność
Szuflady i dyski twarde służbowych komputerów pracowników mają ograniczoną pojemność. Za każdym razem, gdy wolna przestrzeń zaczyna się kończyć, przedsiębiorcy stają w obliczu kosztownych decyzji. W grę wchodzi wymiana floty urządzeń, wynajem pomieszczenia na archiwum i dodatkowe problemy związane z transferem plików oraz transportem dokumentów. Tych zbędnych inwestycji można bardzo łatwo uniknąć, wybierając chmurę publiczną, która rośnie razem z potrzebami firmy.
Chmura to skalowalny outsourcing przestrzeni i mocy obliczeniowej. Dzięki niej możesz wykorzystać potencjał olbrzymich serwerowni, które są obsługiwane przez międzynarodowych gigantów technologicznych. Początkująca firma może wybrać dopasowany pakiet usług i opłacać go w formie miesięcznej subskrypcji bez żadnych wstępnych inwestycji, które mogłyby nadwyrężyć budżet. Gdy zyski i potrzeby rosną, to przedsiębiorcy decydują się na upgrade usługi, by mieć jeszcze więcej przestrzeni oraz kontroli.
Koszty i wpływ na środowisko
Na koszt obsługi biura, które wykorzystuje głównie papierową dokumentację składa się nie tylko cena drukarek, tuszu, niszczarek, szafek, ryz papieru, akcesoriów i opłat pocztowych. Jest też mnóstwo ukrytych kosztów, takich jak:
- Zmarnowany czas pracowników, którzy muszą drukować, katalogować i przeszukiwać dokumentację manualnie;
- Utrudnienia w organizacji pracy zdalnej;
- Mniejsza dynamika procesów sprzedażowych przez korespondencyjny kontakt z klientami.
- Niszczenie nieaktualnych dokumentów i utylizacja odpadów.
Elektroniczny obieg dokumentów w chmurze rozwiązuje wszystkie powyższe problemy, a także znacznie redukuje negatywny wpływ operacji firmy na środowisko. Google Cloud to producent chmury publicznej dla biznesu, który systematycznie inwestuje w odnawialne źródła energii. Dzięki temu Google ograniczyło generowanie odpadów o 92% i zmniejszyło swoje wydatki energetyczne o połowę.
Narzędzia organizacji elektronicznego obiegu dokumentów
Jeśli digitalizacja w Twojej firmie jest już na wysokim poziomie, to jedyne czego potrzebujesz, to zestaw narzędzi, które pozwolą wygodnie tworzyć i przechowywać dokumenty w chmurze.
Google Cloud nie tylko jest dostawcą taniej i ekologicznej chmury, ale też ma jedną z najbardziej rozbudowanych ofert pakietu programów biurowych, z których korzystają tysiące polskich przedsiębiorców. W skład każdego wariantu usługi Google Workspace wchodzą aplikacje, takie jak:
- Zintegrowany Gmail – każdy pracownik może korzystać z własnego konta Gmail w domenie firmy. Niedawna transformacja biznesowego Gmaila sprawiła, że w jednym oknie przeglądarki można obsługiwać korespondencję, czat, listy zadań oraz wideokonferencje, a nawet otwierać i edytować pliki z aplikacji Google.
- Dokumenty Google – edytor tekstu, który minimalizuje rozproszenia, napędza produktywność, a do tego ma wiele zaawansowanych funkcji, o których więcej przeczytasz w artykule Google Docs dla Power Userów.
- Arkusze Google – potężna webowa aplikacja do przeprowadzania skomplikowanych obliczeń na bazach danych, przeprowadzania analiz oraz generowania raportów i wykresów. Aby poznać wszystkie najważniejsze funkcje arkuszy kalkulacyjnych, pobierz nasz bezpłatny ebook 101 tricków w Google Sheets.
- Prezentacje Google – pozwala zespołowo tworzyć materiały sprzedażowe i szkoleniowe w formie pokazu slajdów.
- Formularze Google – najczęściej wykorzystywana aplikacja do przeprowadzania badań satysfakcji, ankiet i zbierania opinii online.
- Witryny Google – prosty i intuicyjny kreator stron internetowych i landingów do kampanii marketingowych.
- Dysk Google – pliki ze wszystkich aplikacji wymienionych powyżej są zapisywane na chmurowym dysku. Łatwo je uporządkować dzięki strukturze katalogów, które można wygodnie przeszukiwać. Dysk Google obsługuje ponad 100 różnych formatów plików.
- Google Meet – niezawodne narzędzie do wideokonferencji, które usprawnia komunikację wewnętrzną w zespołach w czasie pracy zdalnej.
- Google Chat – wewnętrzny komunikator dla firm, który działa bezpośrednio w Gmailu. Pozwala tworzyć konwersacje prywatne i pokoje czatu z listami zadań i repozytoriami plików.
- Google Currents – platforma społecznościowa do użytku wewnętrznego dla firma, które chcą usprawnić komunikację wertykalną.
- Konsola administracyjna – to miejsce, w którym administratorzy systemu mogą monitorować wykorzystanie wszystkich powyższych aplikacji oraz ustawiać zaawansowane reguły bezpieczeństwa.
Wdrożeniami Google Workspace w Polsce zajmuje się oficjalny partner Google Cloud – FOTC. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o aplikacjach, przebiegu wdrożenia, szkoleniach i ofercie polskojęzycznego wsparcia technicznego.
Zobacz też:
Wskazówki, które usprawnią elektroniczny obieg dokumentów z Google Workspace
Na koniec przedstawiamy funkcjonalności narzędzi Google Workspace, które sprawią, że wdrożenie elektronicznego obiegiu dokumentów w firmie będzie jeszcze prostsze.
Skanowanie dokumentów na Dysk Google
W warunkach pracy zdalnej skaner nie zawsze jest pod ręką, ale to nie oznacza, że nie możemy dzielić się fizycznymi dokumentami z klientami i współpracownikami. Aplikacja mobilna Dysku Google na Android i iOS ma wbudowany skaner, który uruchomisz wybierając [+] > Scan.
Parametry aparatów fotograficznych we współczesnych smartfonach pozwalają na zrobienie zdjęcia wysokiej jakości – wystarczy, że znajdziesz dobrze oświetlone miejsce. Jeśli jednak dokument zawiera pismo odręczne i chcesz poprawić jakość skanu, aby był wyraźniejszy, to zrobisz to bezpośrednio po wykonaniu zdjęcia. Dysk Google pomoże Ci przyciąć zdjęcie, obrócić, poprawić kontrast czy zmienić schemat kolorów na czarno-białe. Gdy jesteś już zadowolony z efektu, to kliknij Save i nazwij nowy dokument – skan w formacie PDF pojawi się w wybranej lokalizacji na Twoim Dysku Google.
OCR na Dysku Google
W parze z funkcją mobilnego skanowania dokumentów warto wykorzystywać jeszcze jedną, mało znaną możliwość Dysku Google – OCR (ang. optical character recognition), czyli narzędzie to sczytywania tekstu z obrazów i PDF-ów. Działanie tej funkcji tłumaczy Kacper na kanale YouTube FOTC:
Dyski współdzielone
Przechowywanie plików na swoim indywidualnym Dysku Google zapewnia, że ma do nich dostęp tylko właściciel. Może zdecydować, komu je udostępni i na jakich warunkach, jednak oryginalny plik zawsze jest powiązany z jednym kontem. Jeśli jednak chcesz zbudować bazę plików dla swojego zespołu, to lepiej sprawdzi się Dysk Współdzielony. Czym różni się od zwykłego?
- Pliki na Dysku Współdzielonym nie mają jednego właściciela – dzięki temu usunięcie użytkownika nie usuwa dokumentów, które tam zapisał.
- Dyski Współdzielone mają nieograniczoną pojemność.
- Nie trzeba udostępniać plików innym członkom zespołu, bo mają do nich wgląd od momentu, gdy dokument pojawi się na wspólnym dysku. Można jednak udostępniać pojedyncze pliki osobom spoza zespołu projektowego i firmy.
Szablony dokumentów
Tworzenie dokumentów staje się znacznie prostsze, gdy mamy do dyspozycji gotowy szablon do wypełnienia. Administrator i użytkownicy Google Docs, Sheets, Slides i Forms mogą ustawiać wzory szablonów, z których będą mogły korzystać inne osoby w domenie.
Cloud Search
Dysk Google i Dyski współdzielone można z łatwością przeszukać przy użyciu paska wyszukiwania u góry okna przeglądarki. A co jeśli nie pamiętasz lokalizacji pliku, który chcesz odnaleźć? Z pomocą przychodzi Cloud Search, czyli zaawansowana wyszukiwarka danych w całej domenie. Dzięki niej przeszukasz wszystkie pliki, kontakty, załączniki i rozmowy na czacie, by szybko znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz.
Archiwizacja z Google Vault
W wielu firmach istnieje potrzeba długoterminowego przechowywania dokumentów – Google wychodzi im naprzeciw dzięki usłudze Google Vault. Ta aplikacja pozwala zatrzymać dokumenty, historię czatu i korespondencję ze służbowych kont, nawet jeśli użytkownik przypadkowo coś skasuje.
Zobacz artykuł Google Workspace – bezpieczeństwo i zgodność z prawem, aby poznać wszystkie możliwości konsoli administracyjnej pakietów Google Workspace.
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.