Alias w Gmailu – co to jest i jak go utworzyć

Niejednokrotnie zdarza się, że w firmie posiadamy co najmniej kilkanaście adresów mailowych. Są to adresy każdego z pracowników oraz dodatkowo te, bezpośrednio związane z kontaktem, bądź sprzedażą naszej usługi. Nie możemy zapominać o tym, jak istotną rolę w firmie odgrywa komunikacja, dlatego ważne jest, aby przychodzące maile trafiały bezpośrednio do odpowiednich pracowników.

Aby zadbać o prawidłowy przepływ informacji oraz sprawne utrzymywanie kontaktu z klientem możemy utworzyć alias pocztowy. Jest on przydatny nie tylko dla posiadaczy pakietu Google Workspace, ale może pomóc także darmowym użytkownikom poczty Gmail.

Co to jest alias pocztowy?

Aliasem nazywana jest inna nazwa adresu e-mail, która przypisana jest do tej samej skrzynki pocztowej. Inaczej mówiąc, wiadomości wysyłane na jeden z naszych adresów e-mail mogą trafiać na skrzynkę pocztową działającą pod innym adresem. Przykładowo mail wysłany na k.kowalski@fotc.com zostanie również dostarczony pod adres karol.kowalski@fotc.com

Jak można wykorzystać alias pocztowy?

Aliasu pocztowego warto używać przede wszystkim dla wygody. Jest on ułatwieniem pracy zarówno dla użytkowników pakietu Google Workspace, jak i darmowych użytkowników poczty Gmail. Utworzenie aliasu, poza usprawnieniem i ułatwieniem kontaktu, pozwala nam zapobiec często pojawiającym się błędom w adresach email. Jeżeli wiemy, że nasi klienci, bądź znajomi często popełniają błąd w naszym adresie e-mail, możemy utworzyć alias pocztowy z tego konta, aby mieć pewność, że nawet maile posiadające błąd w nazwie do nas dotrą.

Darmowym użytkownikom konta Gmail alias pocztowy może pomóc w połączeniu różnych skrzynek mailowych. Zamiast sprawdzania kilku, rzadko używanych, możemy utworzyć alias i przekierować je bezpośrednio na adres, którego używamy najczęściej.

Ponadto alias umożliwia:

• odbieranie poczty z adresu ogólnego,
• przekierowanie wiadomości, gdy jeden z pracowników jest na urlopie,
• filtrowanie poczty i przekierowywanie jej do odpowiedniej grupy osób (np. na reklamacje, kontakt, rekrutację).

Wygląda ciekawie? Zobacz jak możesz utworzyć alias pocztowy krok po kroku zarówno w pakiecie Google Workspace jak i bezpłatnej wersji Gmaila.

Jak dodać alias do konta Gmail?

Jeśli jesteś użytkownikiem konta Google Workspace:

1. Alias pocztowy możesz utworzyć będąc administratorem, poprzez zalogowanie się do konsoli administracyjnej na stronie https://admin.google.com
2. Po zalogowaniu się kliknij ikonę “Użytkownicy” na stronie głównej konsoli administracyjnej.
3. Wybierz odpowiednie konto na liście “Użytkownicy”. W razie problemów możesz skorzystać z artykułu “Znajdowanie konta użytkownika” dostępnego na stronie https://support.google.com/a/answer/33324?hl=pl
4. Otwórz konto użytkownika klikając na jego nazwę
5. Następnie kliknij “Informacje o użytkowniku”. Po pojawieniu się strony wybierz “Aliasy e-mail”
6. Po kliknięciu “Alias” wpisz wymienną nazwę użytkownika, która jest częścią adresu email przed znakiem @
7. Należy pamiętać, że niemożliwe jest tworzenie aliasów przypisanych jako alias lub adres główny innej osobie
8. Administratorzy, którzy posiadają wiele domen (pole po prawej stronie znaku @) z menu wybierają odpowiednią domenę dla aliasu
9. Warto pamiętać, że domeny, które dodane są jako jej aliasy nie są widoczne w menu. Alias danej domeny dostępny jest dla wszystkich użytkowników i nie można dostosować go dla jednego z nich
10. Zapisz swój wybór
11. Chcąc powrócić na stronę konta użytkownika, należy nacisnąć strzałkę w górę widoczną w prawym górnym rogu.
12. Użytkownik zacznie otrzymywać e-maile na nowy adres do około 24 godzin po dodaniu aliasu.

Jeżeli jesteś użytkownikiem darmowej wersji Gmail:

1. Należy zalogować się do poczty Gmail.
2. Wybrać symbol koła zębatego w prawym górnym rogu („Ustawienia”). Z menu rozwijanego wybrać „Ustawienia”. W menu górnym odszukać zakładkę „Konta i importowanie”.
3. W sekcji „Wyślij jako” należy wybrać „Dodaj inny adres e-mail”.
4. Pojawi się okno z polami do wpisania dowolnej nazwy oraz adresu e-mail konta, które ma być konfigurowane (aliasu). Następnie należy kliknąć „Dalej”.
5. Po przejściu do kolejnego okna konieczne jest uzupełnienie danych: „Serwer SMTP”, „Nazwa użytkownika” (pełny adres e-mail) oraz „Hasło”. Z listy rozwijanej należy wybrać „Port”. Zalecane jest zaznaczenie opcji „Połączenie zabezpieczone protokołem TLS”. Pozostaje kliknąć „Dodaj konto”.
6. Jeżeli informacje zostały prawidłowo podane i Gmail mógł połączyć się z serwerem pocztowym aliasu, na konfigurowany adres e-mail powinna przyjść informacja.
7. Zawiera ona link uwierzytelniający wraz z hasłem. Aby potwierdzić podpięcie adresu e-mail, można kliknąć link w wiadomości lub wpisać otrzymany kod w polu w oknie ustawień Gmail i wybrać „Sprawdź”.
8. Pozostaje skonfigurować skrzynkę odbiorczą. Ponownie w górnym menu należy wybrać „Konta i importowanie”. W sekcji „Sprawdź pocztę na innych kontach” odszukać „Dodaj konto pocztowe”.
9. Pojawi się kolejne okno, w którym należy wpisać adres e-mail aliasu i kliknąć „Dalej”.
10. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie opcji „Importuj e-maile z mojego drugiego konta (POP3)” i kliknięcie przycisku „Dalej”.
11. Po przejściu do kolejnego okna należy wypełnić poprawnie dane: „Nazwa użytkownika” (pełny adres e-mail), „Hasło” „Serwer POP”. Z listy rozwijanej konieczne jest wybranie odpowiedniego portu. W przypadku zaznaczenia pozycji „Pozostaw kopię pobranej wiadomości na serwerze” na koncie hostingowym będzie archiwizowana korespondencja. Opcja „Podczas pobierania poczty zawsze korzystaj z bezpiecznego połączenia (SSL)” powinna zostać zaznaczona, gdy wskazują na to dane konfiguracyjne. Wiadomości przychodzące można oznaczyć etykietą – dostępną z listy rozwijanej lub stworzoną samodzielnie.
12. Pozostaje kliknąć „Dodaj konto”. Jeżeli informacje zostały podane poprawnie, Gmail nawiąże połączenie i pobierze wiadomości z adresu konfigurowanego (aliasu)

Jeśli masz problem z utworzeniem aliasu, skontaktuj się z nami! Jako Partner Google świadczymy usługi wsparcia technicznego od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 18:00.