W FOTC największą wagę przykładamy do tego, by cała załoga czuła się komfortowo i bezpiecznie w miejscu pracy. Niedawno, w obliczu nagłego wzrostu liczby pracowników, zmieniliśmy biuro na bardziej przestronne i lepiej zlokalizowane.
Aby zadbać o wygodę, dajemy też pracownikom swobodę wyboru miejsca wykonywania obowiązków służbowych. Dlatego każdy pracownik może zdecydować się na pracę zdalną zamiast tradycyjnego przesiadywania w biurze.
W świetle ostatnich wydarzeń związanych z epidemią koronawirusa zarząd FOTC zdecydował się pójść o krok dalej i poinformował, że od dnia 11.03.2020 wszyscy będziemy pracować zdalnie. Bezpieczeństwo i zdrowie całego zespołu stanowi dla nas priorytet.
Jak FOTC organizuje pracę zdalną w zespołach?
Rozwiązania chmurowe sprzyjają pracy z dowolnego miejsca na świecie, więc FOTC od początku swojego istnienia wypracowywało schematy efektywnej kooperacji na odległość. Firmę współtworzy kilkadziesiąt osób z kilku polskich miast, a także z Rumunii, Węgier i Bułgarii. Dlatego dzisiaj chciałbym przybliżyć Wam kilka rozwiązań i narzędzi, które wspomagają produktywność mojego zespołu, jak i całej firmy.
Narzędzia z ekosystemu Google Cloud
Konto Google to podstawa pracy zdalnej w naszej firmie. Dzięki Single Sign On logowanie do tego jednego konta daje nam dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi do pracy zdalnej. Tak, wszystkich.
Google Workspace (dawniej G Suite), czyli Gmail dla firm – pakiet aplikacji biurowych wspiera nas niemalże w każdym wykonywanym zadaniu.
Zobacz też:
Gmail w firmowej domenie jest podstawowym narzędziem, dzięki któremu pozostajemy w kontakcie wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Komunikację mailową prowadzimy zarówno z klientami, współpracownikami, jak i partnerami biznesowymi. Niezależnie od tego, na jakim urządzeniu pracujemy, Gmail działa zarówno w oparciu o przeglądarkę jak i w formie aplikacji mobilnej.
Dysk Google – pracując w dziale marketingu, nie wyobrażam sobie, że część pracowników trzymałaby istotne materiały (wideo, grafiki, logotypy, oferty) wyłącznie na dysku służbowego komputera. Dzięki Google Drive jesteśmy w stanie w każdej chwili sięgnąć po dowolny plik, który znajduje się na dysku ogólnodostępnym dla całej firmy – niesamowita wygoda.
Edytory dokumentów – współpraca kilku osób nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym jest kluczowa. W Dokumentach, Prezentacjach, Formularzach oraz Arkuszach Google użytkownicy mogą wyświetlać, edytować czy też komentować pliki bez względu na to, gdzie i z jakiego urządzenia pracują. W każdym pliku można prowadzić wewnętrzny czat ze wszystkimi osobami, które w danym momencie go edytują. Uważam to za jedną z najistotniejszych funkcjonalności programów, które wykorzystujemy w zespole.
Organizowanie spotkań online, wideorozmowy i chaty
Praca biurowa w każdej branży wiąże się z dziesiątkami, czy nawet setkami przeprowadzanych spotkań miesięcznie. Narzędzie, które pozwala nam zachować w tym porządek to Kalendarz Google. Możemy w nim planować spotkania ze współpracownikami, klientami i dostawcami usług, czyli przedstawicielami Google, Facebooka czy Zendeska.
Udostępniając sobie wzajemnie kalendarze, dowiadujemy się, jak wygląda plan dnia współpracowników. Możemy wybrać termin spotkania, który będzie odpowiadał wszystkim uczestnikom.
Google Meet i Chat to komunikatory, które wzorowo zdają egzamin w trybie pracy online. Dzięki nim spotykamy się na cotygodniowych wideokonferencyjnych „sprintach” ze współpracownikami. Ekosystem Google jest otwarty i zintegrowany z zewnętrznymi usługami, dlatego w za pośrednictwem Google Meet możemy też przedyskutować ofertę z klientem, który nie korzysta z Google Workspace. Cała załoga FOTC pozostaje też w stałym kontakcie na Hangouts Chat, gdzie korespondencyjnie omawiamy bieżące sprawy i dzielimy się plikami.
Aplikacje Google i Facebook dla biznesu – doskonały duet
Workplace from Facebook – rozwiązanie dla firm, które czerpie z prostoty i intuicyjności znanej nam wszystkim z Facebooka, zdaje egzamin równie wzorowo co chmurowe aplikacje stworzone przez giganta z Mountain View.
W odniesieniu do pracy zdalnej narzędzie to służy nam głównie do komunikacji ogólnofirmowej, czyli zamieszczania postów na tablicach tematycznych grup. Użytkownicy mają możliwość komentowania i reagowania podobnie jak na mediach społecznościowych, dlatego każdy post wywołuje widoczne zaangażowanie już w kilka sekund od publikacji. Workplace to platforma przeznaczona do komunikacji wewnętrznej, ale umożliwia też tworzenie grup wielofirmowych, do których możemy dodać pracowników z partnerskiej organizacji. Komunikacja just in time na platformie często okazywała się zbawienna dla funkcjonowania firmy – szczególnie z punktu widzenia zarządu i działu kadr.
Obsługa klienta i sprzedaż
Zendesk to platforma, z której korzysta dział wsparcia technicznego oraz sprzedawcy we FOTC. Dzięki aplikacji Zendesk Support proces obsługi klienta nie traci na jakości, gdy pracownicy pracują z domu.
Każdy użytkownik może odpowiadać na zgłoszenia i zapytania zarówno potencjalnych, jak i obecnych klientów naszej firmy z dowolnego urządzenia, które ma dostęp do internetu, bo Zendesk to kolejne narzędzie, które działa w chmurze.
Warto wspomnieć, że Zendesk to zespół wielu aplikacji, w którego skład, oprócz rozwiązań dla działu wsparcia technicznego, wchodzi również CRM – Zendesk Sell. Korzystają z niego głównie przedstawiciele działu sprzedaży i marketingu. Dzięki niemu współpraca obydwu departamentów zachowuje ciągłość bez względu na okoliczności. Każdy pracownik, który ma dostęp do systemu, zyskuje bezpośredni wgląd we wszystkie informacje na temat potencjalnych klientów zebrane przez zespół.
Sprzęt pod kontrolą
Aby umożliwić pracę zdalną, musieliśmy wyposażyć pracowników nie tylko w aplikacje, ale też w niezawodny i przenośny hardware. W FOTC postawiliśmy na flotę laptopów typu Chromebook, czyli opartych na Chrome OS. Każde z tych urządzeń jest kontrolowane przez administratora na odległość z poziomu konsoli administracyjnej.
By uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi opisanych wyżej, wystarczy tylko zalogować się do konta Google na służbowym laptopie. Gdyby urządzenie wpadło w niepowołane ręce lub zostało zgubione podczas pracy poza biurem, to administrator może natychmiast podjąć akcję w celu zabezpieczenia zgromadzonych na nim danych. Pierwszym krokiem w takiej sytuacji jest wylogowanie użytkownika, a następnym wyczyszczenie dysku urządzenia – wszystko to można osiągnąć na odległość dzięki licencjom na zarządzanie systemem Chrome Enterprise.
Weryfikacja dwuetapowa
Innym elementem podstawowego wyposażenia pracowników, który pomaga im dbać o bezpieczeństwo danych, jest klucz dwuetapowej weryfikacji. Te urządzenia przypominają wyglądem pendrive’y, ale nie przechowujemy na nich żadnych danych poza cyfrowym identyfikatorem, potwierdzającym naszą tożsamość. Zalogowanie do konta Google na nowym urządzeniu jest możliwe tylko po włożeniu klucza bezpieczeństwa do portu USB. Aby użytkownik otrzymał dostęp do konta Google, musi pomyślnie przejść weryfikację zgodności klucza, który został wcześniej przypisany do konsoli administracyjnej.
Zarządzanie projektami
Trello – to aplikacja, której używamy (nie tylko w marketingu) do zarządzania zarówno przewlekłymi projektami, jak i tzw. “bieżączką”. Interfejs aplikacji zbudowany został w zgodzie z metodologią kanban: zawiera 3 podstawowe karty, pomiędzy którymi możemy przerzucać zadania o statusie: Do zrobienia, W trakcie, Zrobione. Trello pozwala nam zachować kontrolę nad wykonywaną pracą oraz szybko przypisać zadanie odpowiedniej osobie.
Inne narzędzia
Evernote – aplikacja, która (podobnie jak Google Keep) pozwala tworzyć notatki i wyświetlać je na dowolnym urządzeniu. Dzięki dodatkowi Evernote for Gmail łączymy tę aplikację z Google Workspace. Możemy przerzucać maile bądź ich wybrane fragmenty z Gmaila do Evernote, a następnie tworzyć z nich notatki czy listy zadań.
Slack – narzędzia komunikacyjne, które wykorzystujemy, są równie zróżnicowane, co grono naszych klientów. Aby wyjść partnerom biznesowym naprzeciw, staramy się korzystać z aplikacji, do których przywykli. Do komunikacji bezpośrednio z biura czy z domu używamy Slacka, który, podobnie jak komunikatory opisane wcześniej (Hangouts Chat i Workplace Chat), pozwala prowadzić krótkie interakcje i wymieniać się plikami.
Toggl – w FOTC pracują również osoby, których wynagrodzenie zależy od liczby przepracowanych godzin. Śledzenie czasu pracy w Kalendarzu Google jest możliwe, jednak z pewnością nie tak wygodne, jak prowadzenie ewidencji za pośrednictwem Toggl. W Toggl możemy przypisać do projektu pojedynczych pracowników lub całe zespoły. Każdy może w niej na bieżąco monitorować czas swojej pracy, a wszystkie dane zebrane przez to narzędzie dostępne są później w formie czytelnych raportów, które pracownicy przekazują przełożonym.
Powyższa lista narzędzi przetestowanych przeze mnie osobiście z pewnością zaspokoi potrzeby zarówno małej, średniej, jak i dużej organizacji, która w obliczu epidemii zdecydowała się lub rozważa umożliwienie pracy zdalnej swoim pracownikom.
Jeśli chcesz poznać najlepsze praktyki pracy zdalnej, dowiedzieć się jak pracują znane marki branży IT, oraz poznać inne narzędzia sprawdź poradnik dla pracodawcy ABC Pracy zdalnej. Znajdziesz tam 4 części poświęcone pracy zdalnej.
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.