“Możliwość pracy zdalnej” to już niemal obowiązkowy punkt na liście benefitów w każdej ofercie pracy. Większość przedsiębiorców traktuje go wyłącznie jako ukłon w stronę pracownika, a godziny zarejestrowane jako home office z góry są uznawane za czas mniej wartościowy, niż te spędzone w biurze. Okazuje się jednak, że niepotrzebnie. Pracodawca może zyskać na pracy zdalnej równie wiele, co pracownik, o ile pomyślnie zaszczepi w firmie kilka praktycznych wartości, zasad i narzędzi.
Praca zdalna w liczbach
Dzięki badaniom przeprowadzonym przez Stanford Business mamy dla pracodawców dowody na to, że praca zdalna się opłaca. Firmy, które wprowadziły to rozwiązanie, odnotowały:
13 %-owy wzrost produktywności pracowników zdalnych. Pracownikom biurowym zdarzają się spóźnienia, a w open space’ie nie trudno o rozproszenia. Praca zdalna powoduje, że zatrudnieni dużo częściej poświęcają na pracę pełne 8 godzin i są przy tym bardziej efektywni.
50%-owy spadek liczby składanych wypowiedzeń. Okazuje się, że ludzie są bardziej zadowoleni z pracy, którą mogą wykonywać zdalnie. Ten fakt przekłada się bezpośrednio na liczbę zwolnień lekarskich i wypowiedzeń, które spływają do działu HR – jest ich aż o połowę mniej.
Kultura organizacji, która sprzyja produktywności
Jest kilka istotnych zasad, bez których rozproszenie siły roboczej Twojej firmy po całym mieście, albo nawet i świecie nie da zadowalających efektów. Są to cechy, które każda organizacja w pewnym stopniu już posiada, jednak zawsze jest pole do ich rozwoju. Należą do nich między innymi:
Swobodny przepływ informacji
Komunikacja wewnętrzna w firmie to temat, który w ostatnich latach ponownie wypłynął na powierzchnię, jako jeden z czynników, które mają ogromny wpływ na sukces przedsiębiorstwa. Większe korporacje zatrudniają specjalistów od komunikacji wewnętrznej, którzy wdrażają odpowiednie narzędzia i szkolą pracowników, a te mniejsze bardzo często radzą sobie same. W małej firmie jest to prostsze. Przy niewielkiej liczbie osób można sobie poradzić wyłącznie przy pomocy wiadomości email. Niestety, jest to tak archaiczne i niewygodne rozwiązanie, że nie sprzyja skalowaniu organizacji, ani też pracy zdalnej. Najlepiej jest od samego początku wprowadzić w firmie nowoczesne kanały komunikacji.
Nacisk na pracę drużynową
Efektywna współpraca to klucz do sukcesu. Start-upy, w których liczba zawziętych indywidualistów przeważa nad liczbą teamworkerów, nie utrzymują się na rynku zbyt długo. Warto budować zrównoważone zespoły, według testów predyspozycji. Jednym z najczęściej wykorzystywanych testów ról zespołowych jest test Belbina. Praca zdalna na pierwszy rzut oka utrudnia pracę zespołową, ale to tylko pozory – przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi może okazać się nawet bardziej produktywna, niż wspólna praca w biurze.
Prowadzenie dokumentacji
Największym problemem pracowników, którzy chętnie korzystają z pracy zdalnej, jest to, że czują się wyrzuceni poza obieg informacji. Niektóre ważne decyzje podjęte w biurze w ogóle do nich nie docierają. Dlatego managerowie zespołów powinni wykształcić w pracownikach zwyczaj skrupulatnego zapisywania ważnych informacji – a także udostępniania ich do wglądu wszystkim osobom, które biorą udział w projekcie. Pomoże to nie tylko w aktywizowaniu pracowników zdalnych, ale także w sprawniejszym zarządzaniu zespołem.
Odrzuć ograniczenia
Jak zmienić zasady gry w firmie, której pracownicy przywykli do tego, że zawsze muszą być w pobliżu centrum dowodzenia, aby ich praca była postrzegana jako wartościowa? Przede wszystkim zachęć managerów poszczególnych działów do skupienia się na rozliczaniu zadań zespołów, a nie czasu pracy poszczególnych pracowników. Aby zmiany mogły się dobrze zakorzenić w organizacji, potrzebne są bardziej radykalne kroki – jak na przykład zniesienie limitów dni pracy zdalnej i/lub zatrudnienie kontraktorów, którzy pracują wyłącznie poza biurem. Ograniczona pula dni home office’u do wykorzystania to jasny sygnał dla pracowników, że ich fizyczna nieobecność nie jest mile widziana.
Większy nacisk na efekty pracy i pozbycie się limitów dadzą pracownikom poczucie, że szanujesz ich indywidualne predyspozycje i styl pracy. Jest to także oznaka zaufania z Twojej strony – warto jednak zaznaczyć, że większa swoboda wiąże się też z nową porcją odpowiedzialności. Zastrzeż sobie prawo do odebrania przywileju pracy zdalnej osobom, które nadużywają wolności i nie radzą sobie z wypełnianiem obowiązków, gdy nie są pod ścisłą kontrolą.
Zestaw narzędzi, które ułatwią pracę zdalną
To, jak wiele korzyści odniesiesz z tego, że pracownicy mają możliwość pracowania z domu kiedy tylko chcą, zależy także od tego, w jakie narzędzia pracy zdalnej ich wyposażysz.
Każdy pracownik Twojej firmy powinien mieć nieograniczony dostęp do:
- Niezawodnego komunikatora
- Arkuszy kalkulacyjnych
- Edytora dokumentów
- Notatnika i list zadań
- Służbowego adresu email
Najlepiej, gdyby wszystkie te narzędzia były dostępne online, miały wygodne wersje mobilne, a także pozwalały na współpracę w czasie rzeczywistym. Wszystkie te zalety może zapewnić firmowe rozwiązanie od technologicznego giganta z Doliny Krzemowej. Google daje wszystkim indywidualnym użytkownikom Gmaila darmowy dostęp do dysku i większości swoich aplikacji chmurowych, a dla firm powstały specjalne warianty tej oferty. Pod nazwą Google Workspace kryją się pakiety aplikacji Google o rozszerzonych możliwościach. Różnią się między sobą przestrzenią na dysku i dostępnością zaawansowanej analityki i narzędzi do archiwizacji danych. Dzięki temu zróżnicowaniu każda firma może znaleźć opcję dopasowaną do swoich potrzeb.
Zdalna praca w chmurach
Największą przewagą rozwiązań chmurowych jest to, że są dostępne z każdego miejsca na świecie. Są więc idealnie dostosowane do potrzeb pracowników zdalnych – dzięki stałemu połączeniu online z całą resztą firmy, zyskują oni wgląd we wszystkie niezbędne dokumenty i notatki oraz są w stanie szybko skontaktować się z dowolnym współpracownikiem.
Ponadto, dokumenty edytowane online dają zespołom możliwość wspólnej pracy nad jednym arkuszem, plikiem tekstowym, czy prezentacją. Każda z aplikacji ma także wbudowany wewnętrzny czat, który pozwala na szybkie konsultacje pomysłów.
Google wyposaża firmy w Google Chat i Google Meet – czyli narzędzia do prowadzenia swobodnej wymiany informacji w przedsiębiorstwie przy pomocy wiadomości tekstowych oraz wideokonferencji.
Ludzie to najważniejszy zasób firmy
Dzisiejszy dynamiczny rynek pracy wymaga od przedsiębiorców elastyczności w zakresie home office’u. Młodzi, mobilni pracownicy potrzebują nowych, mobilnych rozwiązań. Gdy otrzymają odpowiednie narzędzia pracy zdalnej i wytyczne, to ich kreatywność nie zna granic – i to dosłownie! Rozluźniając odrobinę przestarzały, scentralizowany model zarządzania, możesz zacząć rekrutować najbardziej uzdolnionych ludzi z każdego miejsca na świecie.
Talent jest rozłożony równomiernie na całym świecie, ale szanse – niestety nie, mówi Matt Mullenweg, współzałożyciel WordPressa i CEO w Automattic. Całość jego prelekcji o zaletach rozdystrybuowania siły roboczej, zobaczysz tutaj.
Jeśli zależy Ci na wprowadzeniu najlepszych narzędzi pracy zdalnej i rozwiązań chmurowych do usprawnienia komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie, to skontaktuj się ze specjalistami z tej dziedziny.
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.