Spis treści
Gmail to jeden z najbardziej znanych serwisów pocztowych świata, wykorzystywany zarówno w celach prywatnych, jak i biznesowych. Domena gmail.com przez swoją popularność szybko nam spowszedniała – dzięki temu dobrze sprawdza się w osobistej korespondencji. Jednak wysłanie wiadomości do kontrahentów z adresu typu dobra.drukarnia@gmail.com nie jest kojarzone z profesjonalizmem.
Budowanie siły marki oraz pozytywnego wizerunku firmy w internecie jest szczególnie ważne, odkąd powszechna cyfryzacja umożliwiła klientom odnalezienie setek tysięcy ofert produktów i usług jednym kliknięciem. Aby sprostać wymaganiom klientów biznesowych, Google stworzyło pakiet Google Workspace (dawniej znany jako G Suite) Jakie korzyści przynosi przedsiębiorcom korzystanie ze skrzynki i aplikacji Google w profesjonalnej odsłonie?
Funkcje Google Workspace, których nie ma darmowy Gmail
Własna domena w adresie e-mail i aliasy
W budowaniu pozytywnego wizerunku marki pomocne jest używanie adresów e-mail, które nie tylko są łatwe do zapamiętania, ale przede wszystkim wzbudzają zaufanie. Jeśli klient odwiedzi Twoją witrynę, np. kwiatyrenaty.pl, zostawi swoje dane do kontaktu, a następnie otrzyma od Ciebie maila z adresu renata010@gmail.com, to może zacząć podejrzewać, że to nieudolna próba podszycia i wyłudzenia informacji.
Dzięki Google Workspace zastąpisz generyczną domenę @gmail.com unikalnym adresem swojej strony internetowej. Wystarczy dodać domenę w panelu administratora i zweryfikować jej własność w kilku prostych krokach, by korzystać z dobrze prezentującego się adresu e-mail. Jeśli nie chcesz robić tego samodzielnie, to zespół specjalistów z FOTC chętnie przeprowadzi Cię przez wstępną konfigurację.
Gmail w Google Workspace umożliwia również tworzenie grup mailowych i aliasów. Aliasy to alternatywne adresy przypisane do jednej skrzynki pocztowej. Przykładowo osoba, której główny adres to r.krawczyk@okna-krawczyk.com, może posługiwać się aliasami robert@okna-krawczyk.com, sprzedaz@…com, obsluga@…com itd. W ramach subskrypcji jednego konta pocztowego może mieć nawet 30 alternatywnych adresów.
Grupy natomiast pozwalają ustawić wspólny adres mailowy dla kilku pracowników, np. dla wszystkich tych, którzy zajmują się wsparciem technicznym. Jeżeli klient napisze maila na adres grupy support@….com, trafi on również bezpośrednio do skrzynek przypisanych osób, na przykład pracowników działu obsługi klienta.
Poznaj różnice między aliasami i grupami w biznesowym Gmailu:
Więcej przestrzeni na dane w chmurze
Każdy użytkownik darmowego Gmaila ma dostęp do 15 GB przestrzeni na dane. Wielu prywatnych użytkowników nigdy nie dociera do limitu, jednak ci, którzy zapisują na Dysku zdjęcia, pliki i załączniki z poczty, czy kopię zapasową danych z telefonu muszą się liczyć z tym, że po od czasu do czasu konieczne będą czystki.
Wdrożenie pakietu Google Workspace natychmiast zwiększa przestrzeń na pliki i zdjęcia.
- Podstawowy pakiet Google Workspace Business Starter zapewnia 30 GB miejsca na dane.
- W pakiecie Google Workspace Business Standard każdy pracownik ma 2 TB przestrzeni.
- Konta Google Workspace Business Plus pozwalają przechowywać nawet 5 TB plików w chmurze.
- Użytkownicy Google Workspace Enterprise mają nieograniczoną przestrzeń na dysku.
Więcej przestrzeni to komfort dostępu do wszystkich dokumentów, projektów, kopii zapasowych oraz innych plików z dowolnego urządzenie połączonego z internetem.
Zobacz też:
Dyski współdzielone dla lepszej współpracy
Większa przestrzeń to nie jedyna zaleta biznesowej odsłony Google Drive. Google Workspace to usługa, która maksymalizuje zbiorową produktywność i ułatwia współpracę, dlatego firmowy Drive daje zespołom wyjątkowe narzędzie – Dyski Współdzielone.
Dysk Współdzielony nie ma jednego właściciela, bo jest przestrzenią do współpracy wielu użytkowników. Pliki przechowywane na Dysku Współdzielonym są własnością każdej osoby, która ma dostęp do dysku. Wystarczy jednorazowo udostępnić dysk wszystkim współpracownikom ze swojego działu, by swobodnie pracować na plikach i gromadzić archiwum wyników wspólnej pracy. Dyski współdzielone mają wiele praktycznych zastosowań, bo oferują:
- Dostęp do plików nawet po odejściu pracownika. Zazwyczaj, gdy jeden z pracowników opuści firmę, jego konta są usuwane. Jeśli zapomnisz o wcześniejszej zmianie właściciela plików, to bezpowrotnie je utracisz. Dyski Zespołu pozwalają na zatrzymanie plików, nawet po zakończeniu współpracy z daną osobą.
- Ulepszone reguły udostępniania. Każdy z członków zespołu widzi tę samą zawartość dysku, ale można nadać użytkownikom różne poziomy uprawnień zdefiniowane na podstawie ról.
- Łatwiejszy dostęp do treści. Dodanie danej osoby do Grupy Dyskusyjnej sprawia, że jest ona automatycznie dodawana do wszystkich dysków tej grupy.
- Udostępnianie dysku osobom zewnętrznym. Istnieje możliwość udostępnienia dysku osobom spoza firmy, aby wygodnie współpracować z kontrahentami. Jeśli nie chcesz, aby dane firmy były udostępniane poza organizację – możesz tego zabronić.
Zobacz też:
Bezpieczeństwo i zarządzanie kontami Google Workspace
Administratorzy Google Workspace mają wszystko pod kontrolą z dowolnego miejsca na świecie dzięki intuicyjnej i funkcjonalnej konsoli ustawień. Panel admina umożliwia zdalne zarządzanie bezpieczeństwem danych firmy. Właśnie w tym miejscu możesz zastosować m.in. blokadę dostępu do ważnych plików dla użytkowników spoza domeny – zabezpiecza to wrażliwe dane przed osobami niepowołanymi, a tym samym chroni je przed wyciekiem.
Administrator może też sprawdzić, czy użytkownicy używają wystarczająco silnych haseł podczas logowania do skrzynek pocztowych. Dodatkowo dla większego bezpieczeństwa może wymusić zmianę hasła co 30 dni i sprawdzać, na jakich urządzeniach logują się pracownicy, by móc reagować na podejrzaną aktywność. Bezpłatna wersja Gmaila nie daje takich możliwości.
Gdy firma używa darmowego Gmaila, to konta należą do pracowników. W Google Workspace to administrator zarządza kontami wszystkich zatrudnionych osób. Dzięki temu, gdy któraś z nich odejdzie z pracy, służbowa korespondencja nadal będzie trafiała do firmy, a nie na jego prywatny adres e-mailowy. Dodatkowo administrator ma możliwość zablokowania dostępu do plików osobom już nienależącym do struktur organizacji.
Zobacz też:
Filtry antyspamowe dla zwiększenia komfortu i bezpieczeństwa pracy
Gmail oferuje podstawowe filtry antyspamowe. Zdarza się jednak, że ważna korespondencja, w której znajdują się wrażliwe załączniki lub treści, może zostać potraktowana jako spam. Google Workspace umożliwia proste skonfigurowanie filtrów antyspamowych. Możliwe jest m.in. dodanie adresu IP kontrahenta do białej listy, co daje gwarancję dostarczenia wiadomości.
Automatyczne tworzenie kopii zapasowych
Użytkownicy darmowego konta Gmail nie mogą skorzystać z funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku Google Workspace. Administrator może zlecić automatyczne wykonywanie kopii zapasowych w Google Drive. Dzięki temu w razie przypadkowego usunięcia plików, czy też awarii któregoś z urządzeń szkody zostaną zminimalizowane.
Wsparcie techniczne
W przeciwieństwie do prywatnej poczty Gmail, Google Workspace gwarantuje klientom dostęp do stałej pomocy technicznej – zarówno ze strony konsultantów Google, jak i zespołu FOTC. Google dostarcza wsparcie tylko w języku polskim, natomiast partner Google – FOTC – obsługuje klientów zarówno w języku polskim jak i angielskim, a także w lokalnych językach wybranych państw CEE.
Jeśli chcesz, aby pracownicy jak najszybciej osiągnęli pełną efektywność w obsłudze nowych narzędzi pracy, to skorzystaj z oferty szkoleń FOTC. Organizujemy dedykowane warsztaty z Google Workspace dla użytkowników i administratorów zaprojektowane tak, by znacznie przyspieszyć pełną adopcję usługi.
Przeczytaj osobny artykuł na temat szkoleń z obsługi Google Workspace, lub poznaj historie naszych klientów.
Obejrzyj też wideo podsumowujące wszystkie powyższe różnice na naszym kanale YouTube:
Czy można mieć pocztę Gmail dla firm za darmo?
W określonych przypadkach organizacje i placówki naukowe mogą skorzystać z pełnej funkcjonalności profesjonalnych pakietów Google Workspace bez ponoszenia jakichkolwiek opłat.
Google Workspace dla Organizacji Non Profit
Z darmowej wersji pakietu Google Workspace mogą korzystać organizacje pozarządowe. Chmurowa narzędzia pozwalają na usprawnienie pracy całej jednostki, tworzenie zbiórek online oraz angażowanie nowych osób.
Aby skorzystać z darmowej wersji Google Workspace, organizacja musi:
- mieć status jednostki charytatywnej,
- być zweryfikowana jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera TechSoup,
- być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub też stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS.
Google Workspace dla Szkół i Uczelni
Istnieje także specjalna, bezpłatna odsłona Google Workspace dedykowana Szkołom oraz Uczelniom Wyższym – Google Workspace for Education w wariancie Fundamentals. Aby korzystać z tej usługi, konieczne jest spełnienie dwóch warunków:
- Instytucja musi być jednostką edukacyjną, akredytowaną, uznawaną przez organy państwa.
- Instytucja musi przyznawać uznawane w kraju lub na świecie świadectwa uzyskania wykształcenia.
Przeczytaj nasz wywiad z ekspertką oświatową i byłą Minister Edukacji Narodowej, Katarzyną Hall, na temat zastosowania aplikacji Google w nauczaniu:
Darmowy okres próbny
FOTC, jako partner Google Cloud, oferuje okres testowy usługi wydłużony do 30 dni. Niezależnie od wielkości i rodzaju firmy, możesz wypróbować dowolny pakiet Google Workspace za darmo przez cały miesiąc, a następnie otrzymać od partnera korzystne zniżki. Aby rozpocząć okres testowy, skontaktuj się z nami przez formularz na stronie.
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.