Google Vault to narzędzie, które pozwala na archiwizowanie, ochronę, wyszukiwanie oraz eksportowanie danych. Obsługuje ono aplikacje dostępne w pakiecie G Suite.
Korzystanie z Google Vault nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania. Wszystkie działania odbywają się bezpośrednio na poziomie przeglądarki. Narzędzie to jest dostępne dla użytkowników G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite dla Szkół i Uczelni. Osoby zainteresowane dodatkową licencją na Google Vault mogą ją wykupić za 5 dolarów miesięcznie za użytkownika. Google oferuje 30-dniowy okres próbny na przetestowanie tej usługi.
Podstawowe funkcje Google Vault
Wśród podstawowych funkcji Google Vault wyróżnia się:
- archiwizację danych,
- zabezpieczenie danych na potrzeby np. postępowań sądowych,
- eksportowanie i wyszukiwanie danych,
- śledzenie aktywności użytkowników dzięki raportom kontrolnym.
Google Vault oferuje możliwość archiwizowania danych w G Suite z różnych usług:
- poczty Gmail,
- Dysku Google,
- Dysku Zespołu,
- czatu Hangouts Meet,
- grup dyskusyjnych Google.
Administrator może zdecydować, z jakiej reguły archiwizowania danych chce skorzystać. Ma do wyboru dwie możliwości:
- przechowywanie danych tak długo, jak będzie to niezbędne – nawet tych, które zostały trwale usunięte przez użytkowników,
- usuwanie danych (np. wrażliwych), które nie są już do niczego potrzebne.
Ochrona danych biznesowych
Administrator ma możliwość określenia zasad dotyczących przechowywania danych, uwzględniając m.in. zakres dat oraz kryteria dotyczące konkretnych informacji. Google Vault umożliwia monitorowanie danych, tworzenie raportów i przechowywanie ich na wypadek audytów prawnych. Osoba uprawniona może nałożyć blokady na konta poszczególnych użytkowników tak, by ci nie mogli dokonać żadnych zmian. Dotyczy to treści znajdujących się w zasobach Gmaila, Dysku Google oraz czatów Hangouts.
Eksportowanie i wyszukiwanie w technologii Google
Użytkownik może wyeksportować dane do standardowych formatów, na przykład pdf, docx lub csv, by móc dokładniej się im przyjrzeć lub wykorzystać je do dalszego przetwarzania.
Administrator może dowolnie przeszukiwać dane w domenie i odzyskiwać je np. z zablokowanych kont. Dzięki temu można zapobiec utracie danych w związku z rotacją pracowników w firmie. Możliwe jest wyszukiwanie według kont użytkowników, dat, słów kluczowych oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych. Google Vault obsługuje m.in. operatory wyszukiwania.
Śledzenie aktywności użytkowników
Raporty kontrolne pozwalają administratorowi śledzić, jakich działań dokonali użytkownicy Google Vault w wybranym okresie. Monitorowanie aktywności opiera się na dostarczeniu informacji dotyczących m.in. eksportowania danych, wyszukiwania oraz wyświetlanych treści. Funkcja ta pozwala na pozyskanie informacji o czynności wykonanych w konkretnym czasie przez poszczególnych użytkowników. Raporty można wyeksportować do pliku CSV (arkuszy kalkulacyjnych).
Kontynuując korzystanie z witryny, zgadzasz się na używanie plików cookie.